El artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores reconoce al trabajador dos gratificaciones extraordinarias al año: una con ocasión de las fiestas de Navidad y otra en el mes que fije el convenio colectivo o el acuerdo con los representantes. El convenio fija también su cuantía y puede acordar que se prorrateen en las doce mensualidades. Para la contabilidad, la cuestión es cuándo se reconoce el gasto: en el mes en que se paga o en los meses en que se gana.
Si las pagas están prorrateadas
Es el caso sencillo. Cada mes el trabajador cobra su salario más una doceava parte de las dos pagas, y todo va a la 640 Sueldos y salarios de ese mes. No hay nada pendiente al cierre del mes ni del ejercicio, porque lo devengado y lo pagado coinciden.
El inconveniente es otro: el trabajador ve un neto mensual mayor y no tiene “pagas” en verano y Navidad, algo que muchas plantillas prefieren evitar.
Si se cobran en junio y diciembre
Si la paga no se prorratea, registrar todo el gasto el mes en que se cobra haría que junio y diciembre parezcan meses carísimos y los otros diez, baratos. El principio de devengo del PGC obliga a imputar el gasto al periodo en el que se genera, así que se reconoce cada mes la parte devengada contra un pasivo:
- Debe 640 por la parte del mes;
- Haber 465 Remuneraciones pendientes de pago, en una subcuenta propia de pagas extra devengadas.
Cuando llega el pago, se carga la 465 por el acumulado y solo el IRPF se calcula en ese momento.
Ejemplo con dos pagas semestrales
Una empleada cobra 1.800 € al mes y dos pagas de 1.800 € en junio y diciembre. Según el convenio, la de junio se devenga de enero a junio y la de diciembre, de julio a diciembre. La parte mensual de cada paga es 1.800 / 6 = 300 €.
| Mes | Gasto en la 640 por la paga | Saldo de la subcuenta de la 465 |
|---|---|---|
| Enero | 300 € | 300 € |
| Marzo | 300 € | 900 € |
| Mayo | 300 € | 1.500 € |
| Junio, antes del pago | 300 € | 1.800 € |
| Junio, tras el pago | 0 € |
El asiento del pago en junio, con una retención del 15 % sobre la paga:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 4651 Pagas extraordinarias devengadas | 1.800,00 | |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 270,00 | |
| 572 Bancos | 1.530,00 |
La paga no lleva cuota obrera en el mes en que se cobra, y esto sorprende a menudo: la explicación está en la cotización.
La cotización ya es mensual en cualquier caso
La base de cotización de cada mes incluye siempre la prorrata de las pagas extraordinarias, se prorrateen o no en el recibo. Por eso la cuota patronal (642) y la obrera se calculan y se pagan cada mes sobre el salario más esa prorrata, y la paga extra no vuelve a cotizar cuando se abona. En contabilidad, la 642 ya está bien periodificada sin hacer nada; lo que hay que periodificar es solo la 640. Las bases y su cálculo se explican en cotizaciones a la Seguridad Social de la empresa.
El IRPF, en cambio, se retiene cuando se paga. El tipo de retención anual ya tiene en cuenta que habrá 14 pagos, así que no hay que recalcularlo por cobrar la paga.
El periodo de devengo cambia el balance
No todos los convenios devengan las pagas por semestres naturales. Algunos devengan la paga de verano de julio a junio, o la de Navidad por año natural. Esa diferencia decide qué queda en el balance a 31 de diciembre:
| Devengo de la paga de verano | Pendiente a 31 de diciembre |
|---|---|
| Enero a junio | nada; la paga de diciembre se acaba de pagar |
| Julio a junio | seis meses de la paga de verano siguiente |
En el segundo caso, una plantilla de 20 personas con pagas de 1.800 € deja un pasivo de 18.000 € al cierre que debe figurar en la 465. Omitirlo infla el resultado del ejercicio. Revisa este punto dentro de la revisión de periodificaciones al cierre.
Paga de beneficios y otras gratificaciones
Algunos convenios prevén una paga de beneficios o una gratificación ligada al resultado que se cobra al año siguiente. Si la obligación existe al cierre y se puede estimar, el gasto pertenece al ejercicio en que se obtuvo el beneficio, aunque se pague meses después. Lo mismo vale para bonus y comisiones variables, que tienen su propia ficha en bonus y comisiones devengadas en el plan contable.
Cuando el contrato termina antes de la paga
Si un trabajador se va en abril, la parte devengada de la paga de junio se le abona en la liquidación. Si la empresa ha ido periodificando, ya tiene el importe en la 465 y el finiquito solo cancela el saldo. Si no lo ha hecho, todo el importe cae en el gasto de ese mes.
La periodificación mensual de pagas forma parte de los ajustes de nómina que se describen en devengos de nómina al cierre mensual. Si el programa de nóminas y la contabilidad están conectados, ese asiento mensual se puede generar con la propia nómina en lugar de calcularlo aparte.