Pides un 30 % al confirmar un pedido y el cliente lo transfiere. Aunque todavía no hayas fabricado ni entregado nada, ese cobro ya tiene consecuencias fiscales: hay que emitir factura y declarar el IVA del importe cobrado. Contablemente, en cambio, aún no hay venta, sino una deuda con el cliente que se cancela con la entrega.
Por qué el IVA llega con el cobro
El artículo 75.Dos de la Ley 37/1992 establece que, en las operaciones sujetas que originan pagos anticipados, el impuesto se devenga en el momento del cobro total o parcial, por los importes efectivamente percibidos. El IVA del anticipo va, por tanto, al Modelo 303 del periodo en que lo cobras, no del periodo de la entrega.
El Reglamento de facturación completa la regla: el artículo 2 obliga a expedir factura también por los pagos recibidos antes de realizar la operación. Si el cliente es empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente para emitirla; si es un particular, debe expedirse en el momento.
Hay excepciones que conviene conocer:
- Entregas intracomunitarias de bienes. La propia norma excluye de esta regla las entregas exentas del artículo 25: el anticipo de un cliente europeo no devenga IVA por adelantado.
- Pagos sin operación concreta. Si el cliente entrega dinero sin que esté determinado qué bienes o servicios se van a prestar, no hay todavía una operación a la que vincular el devengo. Cuanto más claro sea el pedido, más evidente es que el anticipo devenga IVA.
- Operaciones exentas. Si la operación final está exenta, el anticipo también.
No confundas el anticipo con la factura proforma que a veces lo solicita. La proforma es una oferta o una petición de pago y no tiene efectos fiscales; la factura del anticipo se emite cuando cobras. Lo comparamos en proformas, presupuestos y facturas.
Un pedido de 20.000 € con un 30 % adelantado
Una SL de carpintería acepta un encargo de mobiliario de 20.000 € más IVA. Cobra un anticipo de 6.000 € más 1.260 € de IVA, y entrega el mobiliario dos meses después.
Al cobrar el anticipo, emite la factura de anticipo y registra:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 7.260 | |
| 438 Anticipos de clientes | 6.000 | |
| 477 H.P., IVA repercutido | 1.260 |
Al entregar, emite la factura final. Debe reflejar la operación completa y restar lo ya facturado, para que el IVA no se repercuta dos veces:
| Concepto | Base | IVA 21 % |
|---|---|---|
| Mobiliario según pedido | 20.000 | 4.200 |
| Menos anticipo, factura n.º A-2041 | −6.000 | −1.260 |
| Total a pagar | 14.000 | 2.940 |
Y contabiliza la venta completa, aplicando el anticipo:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 430 Clientes | 16.940 | |
| 438 Anticipos de clientes | 6.000 | |
| 700 Ventas de mercaderías | 20.000 | |
| 477 H.P., IVA repercutido | 2.940 |
La cuenta 438 queda a cero, la venta aparece por su importe total en el periodo de la entrega y el IVA declarado entre los dos periodos suma 4.200 €. Cita siempre en la factura final el número de la factura de anticipo: es lo que permite a cualquiera, incluido un inspector, seguir la operación. Los demás datos que debe llevar cada factura están en datos obligatorios de una factura.
Si el pedido se cancela
Aquí importa lo que diga el contrato.
- Devuelves el anticipo. La operación queda sin efecto y emites una factura rectificativa de la factura de anticipo, con su IVA en negativo. El asiento es el inverso del cobro, contra bancos cuando hagas la devolución. Cómo emitirla está en nota de abono y factura rectificativa.
- El cliente pierde el anticipo como penalización pactada por desistir. Ese importe ya no remunera ninguna entrega: tiene naturaleza de indemnización, y las indemnizaciones que no son contraprestación de una operación no forman parte de la base imponible (artículo 78.Tres.1.º de la Ley del IVA). Hay que rectificar el IVA repercutido en la factura de anticipo y llevar el importe retenido a resultados como ingreso excepcional. Antes de hacerlo, revisa la cláusula del contrato: la calificación depende de lo pactado.
Proyectos con varios anticipos
Cuando un proyecto se cobra en varios pagos antes de terminar, cada cobro anticipado sigue la misma regla y la 438 acumula todos hasta la entrega. Si el contrato define entregas parciales aceptadas por el cliente, puede que no se trate de anticipos sino de entregas sucesivas que se facturan como ventas; la diferencia la tratamos en facturación por hitos de proyecto.
En el cierre del ejercicio, revisa el saldo de la 438 pedido a pedido. Un anticipo antiguo sin entrega asociada es una de tres cosas: un pedido cancelado que no has regularizado, una entrega que no has facturado o un cobro mal aplicado.
En el sistema informático de facturación, la factura de anticipo y la factura final son dos facturas distintas, cada una con su propio registro de facturación de alta. No anules la de anticipo al emitir la final: la final ya la descuenta.
Si tu programa enlaza cada factura de anticipo con su pedido, la factura final puede restarla sin que tengas que buscar números.