Antes de emitir la primera factura casi todo negocio ya ha gastado dinero: notaría, reforma del local, web, equipos, asesoría, marca. La pregunta no es si esos gastos existen, sino qué parte del IVA se puede recuperar y en qué ejercicio cuentan para el impuesto sobre la renta o sobre sociedades. La respuesta depende de tres cosas: haber comunicado a Hacienda que empiezas, poder probar la intención de ejercer la actividad y registrar cada gasto con su naturaleza correcta.
El IVA anterior a la primera venta
La Ley del IVA trata como empresario a quien adquiere bienes o servicios con la intención, confirmada por elementos objetivos, de destinarlos a una actividad. Por eso el artículo 111 de la Ley 37/1992 permite deducir las cuotas soportadas antes de iniciar la realización habitual de entregas o servicios. Sirven como tales el contrato del local, la licencia de apertura solicitada, presupuestos aceptados o la inscripción de la sociedad.
En la práctica hay que hacer tres cosas:
- Presentar la declaración censal (modelo 036) indicando el comienzo de las adquisiciones destinadas a la actividad, aunque todavía no vendas.
- Pedir siempre factura completa a tu nombre o al de la sociedad, aunque esté en constitución.
- Incluir las cuotas en el modelo 303 del periodo en que se soportan. Si el resultado sale a devolver, puedes solicitar la devolución conforme al artículo 115 de la ley, sin esperar a tener ingresos.
Las deducciones de esta fase son provisionales. Si la actividad va a combinar operaciones con derecho a deducción y operaciones exentas (una clínica que también alquila una vivienda, por ejemplo), aplicas el porcentaje que propongas a la Administración y luego se regulariza con el porcentaje real de los cuatro primeros años naturales de actividad (art. 112). Los bienes de inversión siguen además su propio periodo de regularización (art. 113). Si todo lo que vas a facturar lleva IVA, la regularización no cambia nada.
Una excepción importante: quien vaya a estar en recargo de equivalencia desde el principio (comercio minorista persona física) no puede deducir estas cuotas.
Ejemplo: una SL que abre una tienda online
Una sociedad se constituye en marzo y empieza a vender en septiembre. Entre medias paga:
| Concepto | Base | IVA | Tratamiento contable |
|---|---|---|---|
| Notaría y Registro Mercantil de la constitución | 450 € + 150 € | 94,50 € (solo notaría) | contra reservas |
| Diseño de la web y tienda online | 4.000 € | 840 € | aplicación informática (206) o gasto, según contrato |
| Ordenadores | 2.500 € | 525 € | equipos para procesos de información (217) |
| Asesoría de puesta en marcha | 900 € | 189 € | servicios profesionales (623) |
| Campaña de lanzamiento | 1.200 € | 252 € | publicidad (627) |
Los aranceles del Registro Mercantil no llevan IVA; la factura del notario sí. Todo el IVA de la tabla es deducible en los 303 de los trimestres en que se soporta, aunque no haya ninguna venta, y la sociedad puede pedir la devolución.
Los honorarios de la constitución tienen un tratamiento propio. Según la norma de registro y valoración 9ª del PGC, los gastos de las transacciones con instrumentos de patrimonio propio (notario, registradores, tributos de la constitución o de una ampliación de capital) se registran directamente contra el patrimonio neto como menores reservas:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 113 Reservas voluntarias | 600 € | |
| 472 H.P. IVA soportado | 94,50 € | |
| 572 Bancos | 694,50 € |
Si la sociedad aún no tiene reservas, el saldo deudor queda en la cuenta de reservas con signo negativo dentro del patrimonio neto. Tienes más detalle en gastos de emisión de acciones y de constitución.
Ya no existen los gastos de establecimiento en el activo
Con el plan contable de 1990 era habitual activar los “gastos de primer establecimiento” y amortizarlos en cinco años. El PGC vigente (RD 1514/2007) y el PGC de Pymes (RD 1515/2007) eliminaron esa partida. Hoy cada gasto previo se clasifica por su naturaleza:
- si genera un activo que cumple la definición del marco conceptual (equipos, mobiliario, una aplicación propia, obras en el local), va al inmovilizado y se amortiza desde que está en condiciones de uso;
- si es un servicio consumido (publicidad de lanzamiento, estudios de mercado, formación inicial, viajes de prospección), es gasto del ejercicio en que se devenga, aunque no haya ingresos;
- si es coste de constituir la sociedad o ampliar capital, va contra reservas.
Para las obras en un local alquilado, revisa el tratamiento de las mejoras en locales arrendados.
Impuesto sobre Sociedades e IRPF
En el Impuesto sobre Sociedades, los gastos previos son deducibles en el periodo en que se devengan, conforme a la contabilidad (art. 11 LIS). El primer ejercicio suele cerrar con base imponible negativa, que se compensa con beneficios futuros. Los gastos de constitución cargados a reservas también son deducibles, porque la ley admite los gastos imputados a una cuenta de reservas cuando lo establece una norma contable: se hace mediante un ajuste negativo en el modelo 200. Además, las entidades de nueva creación tributan a un tipo reducido en su primer periodo con base positiva y el siguiente; lo explicamos en deducciones del Impuesto sobre Sociedades.
En el IRPF del autónomo en estimación directa, la regla es parecida: los gastos se imputan al año en que se devengan si están vinculados a la actividad que se va a ejercer y quedan documentados. Si ese año no hay ingresos, el rendimiento neto sale negativo y se integra en la base general. Y ojo con la reducción del 20 % por inicio de actividad, que solo opera sobre rendimientos positivos.
Lo que suele salir mal
- Facturas a nombre del socio en lugar de la sociedad en constitución. Pide que figure la denominación y, en cuanto exista, el NIF de la sociedad; si no, la factura no da derecho a deducir.
- Dejar pasar meses sin presentar el 036. Sin alta censal es muy difícil defender que había intención de iniciar la actividad.
- Proyectos que nunca arrancan. Si la actividad no llega a empezar, la AEAT puede exigir el IVA devuelto; guarda pruebas de que la intención era real y de por qué se abandonó.
Si quieres tener los gastos del arranque ordenados desde la primera factura, puedes probar gratis un programa de contabilidad antes de abrir.