Un calendario de cierre convierte el cierre mensual en una rutina: cada tarea tiene un día hábil y un responsable. Sin él, el cierre se alarga hasta que llega el siguiente mes. Además, en España el calendario contable está atado a los plazos fiscales: el Modelo 303, el 111 y el 115 se presentan sobre datos que deben estar cerrados.
Calendario mensual por días hábiles
El día hábil 1 es el primer día laborable del mes siguiente.
| Día hábil | Tarea | Responsable |
|---|---|---|
| 1 | Emitir las últimas facturas del mes; descargar extractos | Facturación / contabilidad |
| 1-2 | Registrar facturas recibidas del mes; reclamar las que faltan | Contabilidad |
| 2 | Contabilizar nóminas y seguros sociales | Nóminas |
| 3 | Conciliar bancos, TPV y cuentas puente | Contabilidad |
| 3 | Periodificaciones, amortizaciones, existencias | Contabilidad |
| 4 | Revisar IVA, clientes, proveedores y balance | Contabilidad |
| 5 | Informe de cierre; bloqueo del periodo | Contabilidad / dirección |
Una pyme bien organizada cierra en cuatro o cinco días hábiles. Lo importante es que las fechas se cumplan siempre, no batir récords.
Plazos que condicionan el cierre
Para una empresa con periodo de liquidación trimestral y ejercicio natural:
| Obligación | Plazo habitual |
|---|---|
| Modelo 303 (IVA), 111 y 115 (retenciones) | Del 1 al 20 de abril, julio y octubre; el cuarto trimestre, hasta el 30 de enero |
| Seguros sociales | Durante el mes siguiente al de devengo |
| Modelo 202 (pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades) | Del 1 al 20 de abril, octubre y diciembre |
| Modelo 390 (resumen anual de IVA) | Enero |
| Modelo 200 (Impuesto sobre Sociedades) | 25 días naturales tras los seis meses siguientes al cierre (julio) |
| Legalización de libros | Cuatro meses desde el cierre |
| Formulación, aprobación y depósito de cuentas anuales | Tres meses, seis meses y un mes desde la aprobación |
Los plazos exactos de cada año, incluidos los traslados por festivos, se publican cada año en el calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria. Las empresas en SII, REDEME o con volumen de operaciones elevado liquidan mensualmente y tienen plazos distintos; ver calendario fiscal de la Agencia Tributaria.
Cómo encajar ambos
- En los meses de fin de trimestre (marzo, junio, septiembre, diciembre), adelanta la revisión del IVA para tener margen antes del día 20.
- Programa la presentación unos días antes del límite: un certificado caducado o una incidencia de la sede el último día salen caros.
- En diciembre, prepara el pre-cierre de noviembre para que el cierre anual no se acumule con el 303 del cuarto trimestre.
Suplentes y vacaciones
Cada tarea debe tener un suplente. Agosto y la segunda quincena de diciembre son los meses en los que más cierres se retrasan. El calendario es la base del cierre mensual para pymes.