En enero ya no se pueden tomar decisiones sobre el ejercicio que acaba de terminar: solo registrarlas. Por eso las empresas que cierran bien hacen un pre-cierre con los datos de octubre, a mediados de noviembre. Es un cierre casi completo, con una previsión de los dos meses restantes, que sirve para tres cosas: saber qué resultado va a salir, decidir lo que aún se puede decidir y preparar lo que exigirá trabajo en enero.
Un mes de octubre cerrado de verdad
El pre-cierre solo vale si la base es fiable. Antes de proyectar nada:
- bancos conciliados a 31 de octubre, sin partidas sin identificar;
- facturas de proveedores hasta octubre registradas;
- amortizaciones calculadas hasta octubre;
- cuentas puente y transitorias a cero o explicadas;
- IVA del tercer trimestre presentado y cuadrado con la contabilidad.
Las alertas contables antes del cierre ayudan a detectar lo que falta.
Proyectar el resultado
Con diez meses reales, la proyección de noviembre y diciembre se hace con el presupuesto o con la media de los últimos meses, ajustada por lo que ya se sabe: pedidos firmados, pagas extraordinarias de diciembre, la amortización de las compras previstas. Una SL que a octubre lleva 95.000 € de beneficio antes de impuestos y espera 15.000 € más en noviembre y diciembre trabaja con una previsión de 110.000 €. A esa cifra se le aplican los ajustes de cierre que ya se intuyen (deterioros, provisiones, periodificaciones) para obtener un resultado razonablemente parecido al final.
Decisiones con fecha límite el 31 de diciembre
| Decisión | Por qué no puede esperar |
|---|---|
| Inversiones en inmovilizado | la amortización, incluida la acelerada o la libertad de amortización si se cumplen los requisitos, solo empieza cuando el bien entra en funcionamiento |
| Reserva de capitalización | depende del incremento de fondos propios del ejercicio, que se reduce si se reparten reservas antes del cierre |
| Donativos a entidades acogidas a la Ley 49/2002 | la deducción corresponde al ejercicio en que se hace la donación |
| Retribución de administradores | si no está prevista en los estatutos y fijada por la junta, su deducibilidad queda en entredicho; hay que revisarlo antes de pagar |
| Opción por la prorrata especial de IVA | se ejerce en el último 303 del año; ver prorrata de IVA en pymes |
| Último pago fraccionado del Impuesto sobre Sociedades | se presenta del 1 al 20 de diciembre y depende del resultado estimado |
Las cifras y porcentajes de cada incentivo cambian con las leyes de presupuestos y otras reformas; la guía de deducciones del Impuesto sobre Sociedades y la información del modelo 200 en la sede de la AEAT recogen los vigentes. Lo importante en noviembre es saber cuáles aplican y cuánto pueden suponer, para decidir con tiempo.
Recuerda también que, para las empresas cuyo ejercicio coincide con el año natural, noviembre es el mes del modelo 232 de operaciones vinculadas del año anterior.
Preparar enero desde noviembre
Existencias. Fija la fecha y el equipo del recuento, decide si se cierra el almacén ese día y revisa las referencias sin movimiento, que serán candidatas a deterioro. El procedimiento está en el cierre de existencias para pymes.
Provisiones y riesgos. Pide al abogado el estado de los litigios y la valoración de su desenlace probable. Revisa garantías concedidas a clientes y reclamaciones abiertas. Ver la revisión de provisiones al cierre.
Clientes. Reclama ahora los saldos vencidos: lo que se cobre en diciembre no habrá que deteriorar en enero. Y si alguna factura impagada está cerca de cumplir el plazo para rectificar su IVA, calcula la fecha.
Bancos y financiación. Si te auditan, prepara las solicitudes de confirmación bancaria y de abogados para enviarlas con fecha 31 de diciembre. Pide los cuadros de amortización actualizados de préstamos y leasing.
Personal. Calcula los bonus y las vacaciones pendientes que habrá que devengar.
Sistemas. Comprueba que la numeración de facturas del año siguiente está preparada y que el programa de facturación se adaptará a tiempo a VERI*FACTU; el calendario de VERI*FACTU se ha modificado varias veces, así que conviene revisarlo.
Una reunión, una lista
El pre-cierre termina con una reunión breve entre dirección, contabilidad y, si existe, la asesoría. El resultado debe ser una lista de decisiones tomadas, de tareas con responsable y fecha para enero y de dudas que hay que resolver antes de formular. Para que la previsión del Impuesto sobre Sociedades llegue también a la tesorería, sirve la guía de previsión de impuestos en tesorería.
Si cada mes queda cerrado a tiempo en tu programa de contabilidad, el pre-cierre de noviembre es una revisión de una tarde y no un proyecto.