Cuando el auditor pide la conciliación bancaria de junio o la Agencia Tributaria un contrato de hace tres años, el problema no suele ser que el documento no exista, sino encontrarlo. Las facturas que el software adjunta al asiento están localizadas; el resto (conciliaciones, contratos, cálculos de cierre, correspondencia con Hacienda) necesita una convención de nombres y una estructura de carpetas estable.
Convención de nombres
Formato: fecha_tercero_tipo_referencia
| Antes | Después |
|---|---|
| scan_0042.pdf | 2026-03-14_Electrica_factura_F2231.pdf |
| conciliacion definitiva bueno.xlsx | 2026-06-30_conciliacion_banco-A.xlsx |
| contrato.pdf | 2025-11-01_Arrendador_contrato-local.pdf |
| 303.pdf | 2026-04-18_AEAT_modelo303_1T.pdf |
La fecha en formato año-mes-día ordena los archivos cronológicamente. Evita tildes, eñes y espacios si los ficheros se comparten entre sistemas.
Estructura de carpetas
Contabilidad/
Ejercicio/
01-bancos-y-conciliaciones/
02-iva-y-modelos/
03-nominas-y-seguridad-social/
04-contratos/
05-inmovilizado-y-existencias/
06-cierres-mensuales/
07-cierre-anual-y-cuentas/
08-requerimientos-y-administraciones/
La misma estructura cada año. Los prefijos numéricos mantienen el orden. Las facturas que ya están adjuntas en el programa contable no se duplican aquí.
Reglas de uso
- Una persona crea la estructura del nuevo ejercicio en diciembre.
- Solo versiones finales: los borradores se borran al cerrar la tarea. “Definitivo2” en un nombre indica que falta una regla.
- El correo no es un archivo: los documentos recibidos por correo se guardan en su carpeta al recibirlos.
- Enlace desde la contabilidad: indica en el concepto del asiento o en la ficha de la cuenta dónde está el soporte de cada conciliación.
Conservación
El Código de Comercio exige conservar libros, correspondencia y justificantes durante seis años, y la normativa tributaria exige poder acreditar las operaciones mientras no hayan prescrito; ver archivo de documentación contable.
Beneficio práctico
Con nombres y carpetas homogéneos, preparar la documentación de un cierre o de una auditoría se convierte en copiar carpetas. Ver dossier de cierre mensual y anual y facturas y justificantes en contabilidad.