Una empresa debe poder demostrar, años después, que cada asiento tiene detrás una operación real. Por eso la normativa española obliga a conservar libros y documentos. Hay dos plazos que conviene tener presentes: el mercantil, del Código de Comercio, y el tributario, ligado a la prescripción de los impuestos.
Plazos
| Norma | Qué exige |
|---|---|
| Código de Comercio (art. 30) | Conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento de los libros |
| Ley General Tributaria | Las deudas tributarias prescriben, con carácter general, a los cuatro años; la documentación debe conservarse mientras puedan comprobarse |
| Impuesto sobre Sociedades | Las bases imponibles negativas y deducciones pendientes pueden comprobarse durante más tiempo; conserva su soporte mientras se apliquen |
| Facturas | Deben conservarse durante el plazo de prescripción, en el formato en que se emitieron o recibieron |
En la práctica, muchas empresas conservan seis años completos como mínimo y más para documentos de inmovilizado, préstamos, bases negativas y contratos de larga duración. El texto del artículo 30 está en el Código de Comercio en el BOE.
Qué incluye
- Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y sus justificantes de legalización.
- Facturas emitidas y recibidas, tickets y justificantes de gastos.
- Extractos bancarios y conciliaciones.
- Nóminas, seguros sociales, contratos laborales.
- Declaraciones y modelos tributarios con sus justificantes de presentación.
- Contratos, escrituras, actas de junta.
- Correspondencia relevante: acuerdos de precios, rappels, reclamaciones.
Archivo digital
Las facturas en papel pueden digitalizarse y destruirse el original si la digitalización cumple los requisitos de la normativa (programas homologados por la Agencia Tributaria). Las facturas recibidas en formato electrónico se conservan en ese formato. Para el resto de documentos, el archivo digital debe garantizar:
- Integridad: que el documento no se ha alterado.
- Legibilidad durante todo el plazo, aunque cambie el software.
- Acceso rápido si lo pide la Administración.
- Copias de seguridad en una ubicación distinta.
- Control de acceso: nóminas y datos personales solo para quien los necesita.
Cambio de software y cierre de la empresa
Antes de dar de baja un programa contable o de facturación, exporta todos los datos y documentos en un formato legible. La obligación de conservar se mantiene aunque la empresa se disuelva: los liquidadores deben designar quién custodia la documentación.
Destrucción ordenada
Cumplido el plazo, conviene eliminar los documentos con datos personales que ya no se necesitan. Hazlo una vez al año, con una lista de lo destruido. Ver nombres de documentos y estructura de archivo y política de conservación de facturas.