El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige que cada factura tenga un número y, en su caso, serie, y que la numeración dentro de cada serie sea correlativa. La finalidad es que la Agencia Tributaria pueda comprobar que no falta ninguna factura emitida. Un hueco en la numeración no es ilegal por sí mismo, pero debe poder explicarse.
Cuándo usar varias series
Se pueden usar series distintas cuando existan razones que lo justifiquen. Son habituales:
| Serie | Uso |
|---|---|
| A | Facturas ordinarias |
| R | Facturas rectificativas (obligatorio que vayan en serie específica) |
| S | Facturas simplificadas (tickets) |
| T1, T2 | Distintas tiendas o puntos de venta |
| W | Tienda online, si factura desde otra herramienta |
Las facturas rectificativas deben tener una serie propia. Además, cada sistema de facturación debe numerar sus propias series: dos herramientas que emiten en la misma serie acaban generando duplicados o huecos. Ver numeración y series de facturas.
Por qué aparecen huecos
| Causa | Prevención |
|---|---|
| Factura creada en borrador y eliminada | Asignar número solo al emitir |
| Error de integración entre tienda online y contabilidad | Revisar la secuencia tras cada importación |
| Facturas manuales en hoja de cálculo | No facturar con hojas de cálculo |
| Factura emitida por error | No borrar: anular con rectificativa |
Con un sistema de facturación adaptado al reglamento de sistemas informáticos de facturación, cada factura genera un registro encadenado y la anulación deja su propio registro. Borrar una factura emitida deja de ser posible; ver serie de facturas en VERI*FACTU.
Cómo documentar un hueco
Si falta un número:
- Comprueba que no existe una factura con ese número en otra herramienta o en papel.
- Averigua la causa (borrador eliminado, fallo técnico).
- Deja una nota interna con el número, la fecha, la causa y quién lo ha revisado.
Control mensual
| Comprobación | Resultado esperado |
|---|---|
| Primer y último número de cada serie del mes | Continuidad con el mes anterior |
| Número de facturas emitidas | Coincide con la diferencia entre último y primero + 1 |
| Números duplicados | Ninguno |
| Facturas emitidas frente a asientos de venta | Mismo número de documentos |
Este control forma parte del cierre mensual para pymes y facilita el muestreo en una auditoría; ver datos obligatorios en una factura.