El Reglamento de facturación exige que las facturas tengan un número correlativo dentro de cada serie (artículo 6 del Real Decreto 1619/2012). Las series no son un capricho del programa: permiten separar tipos de documentos y puntos de emisión, y son la forma más sencilla de explicar a la AEAT por qué hay dos facturas con el mismo número.
Cuándo se pueden o se deben usar series
- Se pueden crear series distintas cuando hay razones que lo justifiquen: varios establecimientos, distintos tipos de operación, facturas emitidas por el destinatario o por terceros.
- Se deben usar series específicas para las rectificativas y para las facturas emitidas por el destinatario o por un tercero en nombre de la empresa.
- Dentro de cada serie, la numeración es correlativa y sin saltos injustificados. Empezar de nuevo cada año es habitual (2027-0001), siempre que la serie incluya el año para evitar duplicados.
En VERI*FACTU, la combinación de NIF, serie y número identifica cada registro. Un número repetido dentro de la misma serie es un error que el sistema debe impedir.
Diseño recomendado para una pyme
| Serie | Uso |
|---|---|
| F | facturas ordinarias |
| R | rectificativas de facturas ordinarias |
| T1, T2… | tickets de cada TPV o tienda |
| RT | rectificativas de tickets |
| W | facturas generadas por la tienda online |
Menos es más: cada serie adicional es una secuencia más que controlar en la auditoría interna de facturación.
Reorganizar series antes de arrancar
El arranque del sistema adaptado es el mejor momento para limpiar series heredadas. Pasos:
- Lista las series vivas en cada herramienta y cuántos documentos emitió cada una el último año.
- Elimina las que no tienen motivo (series de un comercial que ya no está, series de “pruebas”).
- Decide continuidad o corte. Lo más claro es abrir series nuevas en la fecha de arranque; si continúas una serie existente, el sistema antiguo no puede volver a emitir en ella.
- Documenta la equivalencia: qué serie antigua se convierte en cuál nueva y la última factura emitida en cada una.
- Avisa a clientes que referencian números de factura en sus pagos, para que la conciliación de cobros no falle.
Varias tiendas o puntos de venta
Con varias tiendas, cada una suele tener su TPV y conviene que cada TPV tenga su propia serie. Así:
- dos cajas pueden emitir a la vez sin competir por el mismo número;
- la caja de cada tienda se concilia con su serie;
- si un terminal falla y se sustituye, la serie del nuevo terminal empieza limpia y el hueco tiene explicación.
Lo que no conviene es compartir una serie entre tiendas sin un sistema central que asigne los números: es la receta de duplicados y huecos. Si además emites facturas completas desde la central para clientes de tienda, usa una serie de central y referencia los tickets sustituidos. El funcionamiento con muchos terminales se amplía en VERI*FACTU en empresas con varios TPV.
Series y plan contable
Las series también ayudan a la contabilidad, siempre que se respete un principio: la serie organiza documentos, la cuenta clasifica ingresos. Un buen diseño:
- Cada serie lleva por defecto una cuenta de ingresos (700 Ventas de mercaderías, 705 Prestaciones de servicios) o una dimensión analítica (tienda, canal).
- Las series de rectificativas apuntan a 708 Devoluciones o a la misma cuenta de ingreso en negativo, según el criterio de la empresa, pero siempre igual.
- El libro de facturas expedidas se puede filtrar por serie y cuadrar con el mayor de 700/705 y con la 477.
Ejemplo: la serie T1 (tienda Centro) se contabiliza en 700 con el centro de coste “Centro”, y la serie W en 700 con el centro “Online”. El margen por canal sale directamente de la contabilidad, sin hojas auxiliares. Para profundizar en numeración en general, consulta numeración y series de facturas.