Reisekosten und Kilometergeld in Österreich sind klar geregelt. Wer Mitarbeitern Dienstreisen ersetzt oder selbst beruflich unterwegs ist, sollte wissen, wie die Pauschalen funktionieren und welche Nachweise das Finanzamt erwartet. Reisekosten zählen zu den klassischen Betriebsausgaben und absetzbaren Aufwendungen und werden bei einer Prüfung genau angesehen.
Wie die Pauschalen funktionieren
Für Dienstreisen gibt es in Österreich drei pauschale Ersätze. Die Beträge legt der Gesetzgeber im Einkommensteuergesetz und in der Reisegebührenvorschrift fest und passt sie in unregelmäßigen Abständen an:
| Position | Wie sie berechnet wird | Hinweis |
|---|---|---|
| Kilometergeld | amtlicher Satz je gefahrenem Kilometer | eigene Sätze für PKW, Motorrad, Fahrrad und je Mitfahrer |
| Tagesgeld Inland | gesetzlicher Tageshöchstbetrag, aliquot nach Reisedauer | deckt den Verpflegungsmehraufwand |
| Nächtigungspauschale Inland | fixer Betrag je Nacht | kann ohne Beleg angesetzt werden |
Seit 1. Juli 2025 beträgt das amtliche Kilometergeld 0,50 € je Kilometer für den PKW und 0,25 € für Motorrad und Fahrrad; für jede mitfahrende Person kommen 0,15 € hinzu. Die geltenden Sätze für Kilometergeld, Tagesgeld und Nächtigung veröffentlicht das BMF unter Kilometergeld. Für Auslandsreisen gilt eine eigene Liste mit Pauschalen je Land.
Was als Dienstreise gilt
Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer oder Selbständige seine regelmäßige Arbeitsstätte verlässt, um an einem anderen Ort tätig zu werden. Wichtig:
- Mindestdauer für Tagesgeld: mehr als drei Stunden Abwesenheit
- Aliquotierung: für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des Tageshöchstbetrags
- nach 5 bzw. 15 Tagen am selben Einsatzort entsteht ein neuer Mittelpunkt
- private Umwege sind herauszurechnen
Pflichten zum Nachweis
Damit Reisekosten anerkannt werden, ist ein Fahrtenbuch oder eine vergleichbare Aufzeichnung erforderlich:
- Datum der Reise
- Ausgangs- und Zielort
- Reisezweck und besuchte Person
- Kilometerstand am Anfang und Ende
- Stunden der Abwesenheit
- private Anteile getrennt ausweisen
Elektronische Fahrtenbücher werden anerkannt, wenn sie unveränderlich sind. Belege werden gemeinsam mit anderen Belegen in der Buchhaltung richtig organisiert.
Verbuchung in der Buchhaltung
Reisekosten werden je nach Art auf unterschiedlichen Konten erfasst:
- Kilometergeld als Reisekostenaufwand
- Tagesgelder als Verpflegungsmehraufwand
- Nächtigung mit Beleg: tatsächliche Kosten plus pauschaler Frühstücksanteil
- Spesen für Treibstoff bei Firmen-PKW separat
Wird ein Dienstwagen genutzt, gelten andere Regeln als beim privaten PKW mit Kilometergeld. Die laufenden Kosten und der Vorsteuerabzug werden dann nicht über das Kilometergeld, sondern über den Firmen-Pkw und die Behandlung der Privatnutzung abgebildet. Beides parallel für dasselbe Fahrzeug geltend zu machen, ist nicht zulässig.
Detaillierte Hinweise zur Verbuchung stehen unter Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung.
Lohnsteuerliche Behandlung
Pauschalen bis zu den gesetzlichen Höchstsätzen sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Wer mehr ersetzt, muss den Übersteigungsbetrag wie Lohn versteuern. Auch das Kilometergeld ist gedeckelt: maximal 30.000 km pro Jahr je Mitarbeiter werden steuerfrei anerkannt, beim Fahrrad 3.000 km.
Selbständige machen ihre eigenen Reisekosten nicht als Lohnbestandteil, sondern direkt als Betriebsausgabe geltend. Die Abgrenzung zu privat veranlassten Fahrten ist dabei entscheidend. Wie sich das von anderen abzugsfähigen Positionen unterscheidet, zeigt der Beitrag zu Sonderausgaben und Werbungskosten für Selbständige. Einen Gesamtüberblick, welche Kosten überhaupt absetzbar sind, liefert die Übersicht zu den Betriebsausgaben im Überblick.
Praxis-Tipps
- Reiseantrag und -abrechnung in einem einheitlichen Formular
- monatliche Abrechnung statt Sammlung über Quartale
- digitale Belegerfassung direkt nach der Reise
- klare Regelungen für Hotels und Verkehrsmittel
- Verknüpfung mit der Buchhaltung über automatische Kontenzuordnung
Fazit
Wer Reisekosten sauber dokumentiert, vermeidet Diskussionen bei der Lohnsteuerprüfung. In Nexbal laden Mitarbeitende die Belege hoch, die KI befüllt die Auslage, und Dienstfahrten halten sie im Fahrtenbuch fest. Jetzt an der Nexbal-Beta teilnehmen.