Sonderausgaben und Werbungskosten sind in Österreich zwei unterschiedliche Kategorien, die in der Einkommensteuererklärung getrennt zu erfassen sind. Selbständige müssen zusätzlich zwischen Betriebsausgaben und privaten Aufwendungen sauber trennen. Genau hier passieren in der Praxis die meisten Fehler: Wer eine private Spende als Betriebsausgabe verbucht oder umgekehrt eine berufliche Fortbildung als Sonderausgabe ansetzt, riskiert Rückfragen des Finanzamts und verschenkt im schlechtesten Fall bares Geld.
Dieser Beitrag ordnet die Kategorien klar zu und zeigt, wie Selbständige sie in der Erklärung richtig einsetzen. Wie die einzelnen Kategorien zusammenspielen, zeigt auch der Überblick im Cluster zu Betriebsausgaben und Absetzbarkeit.
Abgrenzung der drei Kategorien
| Kategorie | Definition | Beispiel |
|---|---|---|
| Betriebsausgaben | beruflich veranlasste Ausgaben des Betriebs | Büromiete, Material |
| Werbungskosten | Aufwendungen aus nichtselbständiger Tätigkeit | Pendlerpauschale |
| Sonderausgaben | private Aufwendungen mit Steuerbegünstigung | Spenden, Kirchenbeitrag |
Quelle: bmf.gv.at und ris.bka.gv.at.
Sonderausgaben in der Praxis
Folgende Posten können in der Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben angesetzt werden:
- Spenden an begünstigte Empfänger (automatisch übermittelt)
- Kirchenbeitrag bis zum gesetzlichen Jahreshöchstbetrag (automatisch übermittelt)
- Steuerberatungskosten ohne Höchstgrenze
- Renten und dauernde Lasten
- bestimmte Nachkäufe von Pensionsversicherungszeiten
Die früheren Topf-Sonderausgaben (Versicherungen, Wohnraumschaffung) sind mit der Veranlagung 2020 ausgelaufen und spielen heute keine Rolle mehr.
Werbungskosten bei Doppeltätigkeit
Selbständige, die zusätzlich nichtselbständig tätig sind, können für den Anstellungsteil Werbungskosten beanspruchen:
- Fortbildung mit Bezug zur Anstellung
- Arbeitsmittel ausschließlich für die Anstellung
- Pendlerpauschale und Pendlereuro
- Gewerkschaftsbeiträge
- Werbungskostenpauschale 132 € automatisch berücksichtigt
Betriebsausgaben sind kein Werbungskostenposten
Klassische Betriebsausgaben dürfen nicht zusätzlich als Werbungskosten oder Sonderausgaben angesetzt werden. Wer korrekt zwischen den Kategorien trennt, vermeidet Rückfragen des Finanzamts. Eine ordentliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die Grundlage. Auch Reisekosten und Kilometergeld gehören eindeutig zu den Betriebsausgaben, nicht zu den Werbungskosten.
Welche Ausgaben überhaupt als betrieblich veranlasst gelten und wie sie belegt werden, ist im Beitrag Betriebsausgaben im Überblick ausführlich beschrieben. Wer auf Belege verzichten und vereinfachen möchte, sollte einen Blick auf die Pauschalierung von Betriebsausgaben werfen. Höherwertige Anschaffungen wiederum werden nicht sofort, sondern über die Nutzungsdauer als Abschreibung (AfA) abgesetzt.
Pauschalen, die jeder kennen sollte
- Werbungskostenpauschbetrag: 132 €/Jahr (automatisch)
- Spendenobergrenze: 10 % des Gesamtbetrags der Einkünfte, bei Spenden aus dem Betriebsvermögen 10 % des Gewinns des laufenden Jahres
- Steuerberatung: voll abzugsfähig
- Krankheitskosten: nur als außergewöhnliche Belastung mit Selbstbehalt
Häufige Fehler
- Spenden ohne Datenübermittlung: ohne Übermittlung kein Abzug
- Kirchenbeitrag nicht beantragt
- Doppelerfassung Betriebsausgabe und Werbungskosten
- vergessene Steuerberatungskosten
- private Versicherungen werden weiterhin als Sonderausgaben angesetzt
Fazit
Wer Sonderausgaben und Werbungskosten sauber trennt und Betriebsausgaben sauber buchhalterisch erfasst, holt sich jährlich eine spürbare Steuerersparnis. Mehr zur laufenden Erfassung steht im Beitrag zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und zum Gewinnfreibetrag für EAR.