In Österreich gehören die Registrierkassenpflicht und die Belegerteilungspflicht zu den wichtigsten formalen Vorgaben für alle Betriebe mit Bargeschäft. Beide Pflichten sind in der Bundesabgabenordnung verankert und werden vom Finanzamt auf Basis der Erlässe des BMF kontrolliert. Wer regelmäßig Barumsätze tätigt, sollte die Grenzen, die technischen Anforderungen und die Aufzeichnungslogik genau kennen, damit Kassa und Buchhaltung jederzeit prüfungssicher sind.
Wann besteht Registrierkassenpflicht?
Die Pflicht zur Registrierkasse knüpft an zwei Schwellen an, die gemeinsam überschritten sein müssen. Erst wenn beide Grenzen innerhalb eines Geschäftsjahres erreicht werden, wird die Kassenführung verpflichtend.
| Schwelle | Grenze | Bedeutung |
|---|---|---|
| Jahresumsatz | EUR 15.000 netto je Betrieb | ab hier greift die Einzelaufzeichnung |
| Barumsätze | EUR 7.500 netto je Betrieb | ab hier wird die Registrierkasse Pflicht |
Als Barumsatz gelten nicht nur Zahlungen mit Bargeld, sondern auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, mobile Zahlungen sowie Gutscheine und Bons. Wer eine der beiden Grenzen nicht erreicht, fällt nicht unter die Kassenpflicht, bleibt aber zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung verpflichtet. Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden.
Die technische Sicherheitseinrichtung
Jede Registrierkasse muss in Österreich über eine technische Sicherheitseinrichtung nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) verfügen. Diese verkettet die Umsätze kryptografisch, sodass nachträgliche Manipulationen erkennbar werden. Konkret braucht eine konforme Kasse:
- eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit zur fortlaufenden Verkettung der Belege
- ein manipulationssicheres Datenerfassungsprotokoll
- die Möglichkeit, einen maschinenlesbaren QR-Code auf jeden Beleg zu drucken
- eine Registrierung der Kasse und der Sicherheitseinrichtung über FinanzOnline
Erst nach der Registrierung und der erfolgreichen Prüfung des Startbelegs gilt die Kasse als ordnungsgemäß in Betrieb genommen.
Belegerteilungspflicht
Unabhängig von der Registrierkassenpflicht gilt für nahezu alle Unternehmer die Belegerteilungspflicht. Sie verpflichtet dazu, über jede empfangene Barzahlung sofort einen Beleg auszustellen und dem Kunden auszuhändigen. Der Kunde wiederum ist verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.
Ein gültiger Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- die Bezeichnung des leistenden Unternehmens
- eine fortlaufende Belegnummer zur eindeutigen Identifikation
- Datum der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Leistung
- den Betrag der Barzahlung
Bei Belegen aus einer registrierkassenpflichtigen Kasse kommen die Uhrzeit, der nach Steuersätzen getrennte Betrag und der maschinenlesbare Code hinzu. Die genauen Anforderungen an Rechnungen finden Sie im Leitfaden zu den Pflichtangaben auf der Rechnung.
Startbeleg und Monatsbeleg
Zwei Belegarten haben eine besondere Kontrollfunktion und dürfen nicht vergessen werden:
- Startbeleg: Nach der Inbetriebnahme der Kasse ist ein Startbeleg mit Betrag null zu erstellen und über die FinanzOnline-App zu prüfen. Damit wird die korrekte Einrichtung der Sicherheitseinrichtung bestätigt.
- Monatsbeleg: Zum Ende jedes Kalendermonats ist ein Monatsbeleg (ebenfalls mit Betrag null) zu erstellen. Der Dezember-Beleg ist zugleich der Jahresbeleg und muss bis spätestens 15. Februar des Folgejahres geprüft werden.
Alle Belege sind gemeinsam mit dem Datenerfassungsprotokoll aufzubewahren. Wie lange und in welcher Form, erklärt der Beitrag dazu, wie Sie Belege richtig aufbewahren.
Ausnahmen und Erleichterungen
Für einzelne Geschäftsmodelle gibt es Erleichterungen von der Registrierkassen- oder Belegerteilungspflicht. Dazu zählen etwa:
- die kalte-Hände-Regelung für Umsätze im Freien, etwa bei Maroni- oder Eisständen, sofern der Jahresumsatz unter der gesetzlichen Grenze bleibt
- bestimmte Umsätze gemeinnütziger Vereine im Rahmen von Festen
- Online-Shops, bei denen unbare Zahlungen über Dritte abgewickelt werden, ohne dass ein Barumsatz im Sinne der Verordnung vorliegt
Diese Ausnahmen sind eng auszulegen. Im Zweifel lohnt ein Blick in die spezifischen Vorgaben Ihrer Branche, zum Beispiel im Leitfaden zur Buchhaltung für die Gastronomie, wo Bargeschäfte besonders häufig sind.
Prüfung durch das Finanzamt
Das Finanzamt kontrolliert die Einhaltung der Kassen- und Belegpflicht im Rahmen von Außenprüfungen und sogenannten Nachschauen. Geprüft werden insbesondere:
- ob die Kasse RKSV-konform und registriert ist
- ob Start-, Monats- und Jahresbelege vollständig vorliegen
- ob das Datenerfassungsprotokoll exportierbar und lückenlos ist
- ob die Tagesumsätze mit der Buchhaltung übereinstimmen
Fehlende Belege oder eine nicht konforme Kasse können Finanzstrafen nach sich ziehen und im Extremfall zu einer Schätzung der Umsätze führen. Eine saubere Abstimmung der Kassa mit der laufenden Buchhaltung ist daher die beste Absicherung. Praktische Hinweise dazu liefert der Ratgeber zu Kassa und Barumsätzen buchen. Wer die formalen Anforderungen vertiefen will, findet im Beitrag zu Aufzeichnungspflichten und Ordnungsmäßigkeit die rechtlichen Grundlagen.