Die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) wird aus der Buchhaltung abgeleitet. Trotzdem stimmen beide oft nicht überein: nachträglich erfasste Rechnungen, falsche Steuercodes, Reverse Charge nur einseitig gebucht. Eine kurze Abstimmung vor jeder Meldung erspart Berichtigungen, Säumniszuschläge und Fragen bei der nächsten Außenprüfung.
Schritt 1: Plausibilität je Steuersatz
| Steuersatz | Erlöse netto | Erwartete USt | Gebuchte USt | Differenz |
|---|---|---|---|---|
| 20 % | 48.200,00 | 9.640,00 | 9.639,70 | −0,30 |
| 10 % | 3.150,00 | 315,00 | 315,00 | 0,00 |
| 13 % | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
Rundungsdifferenzen von wenigen Cent sind normal. Größere Differenzen deuten auf Buchungen ohne Steuercode, auf falsche Sätze oder auf manuelle Buchungen direkt am Steuerkonto hin.
Auf der Vorsteuerseite ist das Verhältnis Vorsteuer zu Aufwand naturgemäß niedriger, weil viele Ausgaben (Löhne, Versicherungen, Bankspesen) keine Vorsteuer enthalten. Hier lohnt der Vergleich mit dem Vormonat.
Schritt 2: Konten und Kennzahlen
Jede Kennzahl der UVA sollte sich aus einem Konto oder einem Steuercode ergeben:
- steuerpflichtige Umsätze je Satz,
- innergemeinschaftliche Lieferungen,
- innergemeinschaftliche Erwerbe und die Erwerbsteuer,
- Reverse-Charge-Leistungen (Steuerschuld und Vorsteuer),
- Einfuhrumsatzsteuer.
Prüfen Sie besonders, ob Reverse-Charge-Buchungen beide Seiten enthalten. Fehlt eine, stimmt die Zahllast zufällig, die Meldung aber nicht.
Schritt 3: Abgabenkonto
Nach der Meldung wird die Zahllast auf das Verrechnungskonto Finanzamt umgebucht. Dieses Konto wird regelmäßig mit dem Abgabenkonto in FinanzOnline verglichen. Abweichungen entstehen durch falsch gewidmete Zahlungen, Zuschläge oder Festsetzungen nach Prüfungen; siehe Steuerabrechnungskonten im Kontenrahmen.
Zeitraum abschließen
Ist die UVA eingereicht, sperren Sie den Zeitraum in der Software. Später gefundene Belege werden im laufenden Zeitraum gebucht und dort gemeldet – oder, wenn es sich um einen Fehler handelt, über eine Berichtigung; siehe USt-Korrekturen nach der Meldung.
Jahresabstimmung
Zum Jahresende werden die Summen der zwölf (oder vier) Voranmeldungen mit den Konten und der Umsatzsteuerjahreserklärung verglichen. Unterschiede müssen sich durch Berichtigungen erklären lassen. Erlöse laut Gewinn- und Verlustrechnung und steuerbare Umsätze laut Erklärung sollten ebenfalls nachvollziehbar übereinstimmen, denn genau diesen Vergleich zieht auch die Finanzverwaltung.
Die Vorbereitung der Meldung selbst beschreibt Umsatzsteuervoranmeldung für kleine Unternehmen; die Steuercodes USt-Codes in der Buchhaltung.