Buchhaltungsprogramme arbeiten mit Steuercodes (USt-Codes, Steuerschlüssel). Ein Code legt fest, welcher Steuersatz gilt, auf welches Konto die Steuer gebucht wird und in welche Kennzahl der UVA Bemessungsgrundlage und Steuer fließen. Wer die Codes sauber aufsetzt, muss die UVA nicht mehr per Hand zusammenstellen.
Ein Grundgerüst für österreichische Unternehmen
| Code (Beispiel) | Vorgang | Satz | Steuerkonto |
|---|---|---|---|
| U20 | Umsätze Inland | 20 % | Umsatzsteuer 20 % |
| U10 | Umsätze Inland ermäßigt | 10 % | Umsatzsteuer 10 % |
| U13 | Umsätze Inland ermäßigt | 13 % | Umsatzsteuer 13 % |
| UIGL | Innergemeinschaftliche Lieferung | steuerfrei | – |
| UEX | Ausfuhrlieferung | steuerfrei | – |
| URC | Leistung an EU-Unternehmer (Reverse Charge beim Kunden) | nicht steuerbar | – |
| V20 | Vorsteuer Inland | 20 % | Vorsteuer |
| V10 | Vorsteuer Inland ermäßigt | 10 % | Vorsteuer |
| VIGE | Innergemeinschaftlicher Erwerb | 20 % | Erwerbsteuer und Vorsteuer |
| VRC | Reverse Charge Leistungsempfang (z. B. Software aus der EU, Bauleistungen) | 20 % | USt und Vorsteuer Reverse Charge |
| VEUST | Einfuhrumsatzsteuer | 20 % | Vorsteuer EUSt |
| V0 | kein Vorsteuerabzug (z. B. PKW) | – | – |
Die Bezeichnungen sind frei; entscheidend ist, dass jeder Code einer Kennzahl der UVA zugeordnet ist.
Regeln
- Ein Code je Kombination aus Steuersatz und Tatbestand. Kein „Sonstiges“.
- Reverse-Charge-Codes buchen beide Seiten: Umsatzsteuer und Vorsteuer. Fehlt eine, stimmt die Zahllast zufällig, die Meldung aber nicht.
- Codes nicht nachträglich ändern. Ändert sich ein Steuersatz, wird ein neuer Code mit Gültigkeitsdatum angelegt; alte Buchungen behalten ihren Code.
- Standardcodes je Konto: Ein Erlöskonto 20 % hat U20 als Vorgabe; Abweichungen werden sichtbar.
- Nur eine Person pflegt die Codes.
Kleinunternehmer und gemischte Betriebe
Für Kleinunternehmer, die von der Steuerbefreiung Gebrauch machen, wird keine Umsatzsteuer verrechnet und keine Vorsteuer abgezogen; die Codes sind entsprechend einfach. Unternehmen mit teilweise unecht steuerfreien Umsätzen (etwa Vermietung ohne Option) brauchen Codes, die eine Vorsteueraufteilung ermöglichen.
Kontrolle vor jeder UVA
- Keine Buchung auf Erlös- oder Aufwandskonten ohne Code.
- Summe je Code × Satz ≈ Steuerbetrag.
- EU-Codes stimmen mit der Zusammenfassenden Meldung überein.
Wie die Konten dahinter aussehen, zeigen Ausgangssteuerkonten im Kontenrahmen und Vorsteuerkonten im Kontenrahmen; die Abstimmung Abstimmung des Umsatzsteuerkontos.