Jede Ausgangsrechnung übernimmt ihre Empfängerdaten aus dem Kundenstamm. Ein Fehler dort wiederholt sich auf jeder Rechnung: falscher Firmenwortlaut, fehlende UID-Nummer, veraltete Adresse. Für Geschäftskunden bedeutet das im schlimmsten Fall, dass sie die Vorsteuer nicht abziehen können und die Rechnung zurückweisen.
Was beim Anlegen erfasst wird
| Feld | Warum | Prüfquelle |
|---|---|---|
| Firmenwortlaut bzw. Name | Rechnungsmerkmal | Firmenbuch, Gewerbeinformationssystem |
| Anschrift | Rechnungsmerkmal | Firmenbuch, Auftrag |
| UID-Nummer des Kunden | bei Rechnungen über 10.000 € brutto an Unternehmer im Inland verpflichtend; für innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse Charge immer | UID-Bestätigungsverfahren über FinanzOnline bzw. MIAS |
| Firmenbuchnummer | eindeutige Identifikation | Firmenbuch |
| Rechnungs-E-Mail bzw. Kontaktperson Buchhaltung | Zustellung und Mahnungen | Kunde |
| Zahlungsziel, Skonto | Fälligkeit und Mahnlauf | Vertrag, AGB |
| Bestellnummer bzw. Auftraggeberkennung | Pflicht bei vielen Großkunden und beim Bund | Auftrag |
Für Privatkunden genügen Name und Anschrift; sammeln Sie nicht mehr, als Sie brauchen.
Kunden der öffentlichen Hand
Rechnungen an Bundesdienststellen müssen als E-Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder Peppol eingebracht werden und brauchen eine gültige Auftragsreferenz der Dienststelle. Fehlt sie, wird die Rechnung abgewiesen. Details unter E-Rechnung: Stammdaten für Bundeskunden.
Regeln für die Anlage
- Vor dem Anlegen suchen: Gibt es den Kunden schon (andere Schreibweise, alte Adresse)?
- UID-Nummer prüfen und das Prüfergebnis ablegen.
- Eine Person oder Rolle legt Kunden an; der Vertrieb liefert die Daten.
- Personenkonto (Debitor) wird gleichzeitig angelegt und dem Sammelkonto Lieferforderungen zugeordnet.
Stammdaten pflegen
Kundenstämme altern: Firmen ziehen um, ändern ihren Wortlaut, werden verschmolzen oder gelöscht; im Alltag entstehen Dubletten. Einmal jährlich, und unbedingt vor einem Softwarewechsel, lohnt eine Bereinigung:
Dubletten finden. Nach UID-Nummer, Firmenbuchnummer und bereinigtem Namen sortieren. Zwei Datensätze mit gleicher UID-Nummer sind fast immer derselbe Kunde. In der Software zusammenführen, die Historie bleibt beim führenden Datensatz.
Firmendaten aktualisieren. Wortlaut und Anschrift mit dem Firmenbuch abgleichen; gelöschte Firmen oder Insolvenzen identifizieren. Bei Insolvenz eines Kunden mit offenen Posten: Forderung im Verfahren anmelden und bewerten.
UID-Nummern erneut prüfen. Ungültig gewordene Nummern führen bei EU-Lieferungen zum Verlust der Steuerfreiheit.
Inaktive Kunden. Ohne Umsatz und ohne offenen Saldo seit mehreren Jahren: deaktivieren. Mit Saldo: zuerst klären, siehe Alte Haben-Salden bei Kunden.
Datenschutz. Bei Privatkunden personenbezogene Daten, die nicht mehr gebraucht werden, nach der DSGVO löschen – soweit nicht Aufbewahrungspflichten der BAO entgegenstehen.
| Kennzahl der Bereinigung | Ziel |
|---|---|
| zusammengeführte Dubletten | dokumentiert |
| Geschäftskunden ohne UID-Nummer (wo nötig) | null |
| gelöschte oder insolvente Kunden mit offenem Posten | bearbeitet |
Alle Rechnungsmerkmale fasst Pflichtangaben auf einer Rechnung zusammen; die Bereinigung vor einem Systemwechsel Anfangssalden beim Systemwechsel.