Die Lohnverrechnung bucht, was ausgezahlt wird. Der wirtschaftliche Personalaufwand eines Monats ist aber höher: Jeder Arbeitsmonat erwirbt Anteile an Sonderzahlungen und Urlaub, die später ausgezahlt werden. Ohne Abgrenzung sind Juni und November (Auszahlung der Sonderzahlungen) massiv belastet, die übrigen Monate zu gut. Für Monatsberichte, Kalkulation und Kreditgespräche ist das irreführend.
Was abgegrenzt wird
| Position | Grundlage |
|---|---|
| Urlaubs- und Weihnachtsremuneration (13./14. Bezug) | Kollektivvertrag, Dienstvertrag |
| Nicht konsumierter Urlaub | Urlaubsanspruch abzüglich verbrauchter Tage |
| Überstunden, die im Folgemonat abgerechnet werden | Zeitaufzeichnung |
| Prämien und Boni für das laufende Jahr | Vereinbarung |
| Lohnnebenkosten auf alle diese Beträge | durchschnittlicher Satz laut Lohnverrechnung |
Monatliche Sonderzahlungsabgrenzung
Ein Angestellter verdient 3.000 € brutto monatlich und bekommt zwei Sonderzahlungen zu je einem Monatsbezug. Pro Monat erwirbt er 2 × 3.000 ÷ 12 = 500 €. Mit einem angenommenen Lohnnebenkostensatz von 30 % ergeben sich 650 € Aufwand je Monat.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Sonderzahlungen (Klasse 6) | 500 | |
| Lohnnebenkosten auf Sonderzahlungen (Klasse 6) | 150 | |
| Abgrenzung Sonderzahlungen (Klasse 3) | 650 |
Bei Auszahlung im Juni bzw. November wird die Abgrenzung gegen den tatsächlichen Aufwand aufgelöst. Kleine Differenzen (Gehaltserhöhung, Eintritt, Austritt) gehen in den Aufwand des Auszahlungsmonats.
Der Lohnnebenkostensatz ist ein Durchschnittswert aus der Lohnverrechnung; er muss nicht auf den Cent stimmen, sollte aber einmal jährlich überprüft werden.
Urlaubsrückstellung
Zum Jahresende – bei Monatsberichten auch laufend – wird der nicht konsumierte Urlaub je Dienstnehmer bewertet: offene Tage × Tagesentgelt, zuzüglich Lohnnebenkosten. Sie ist im UGB-Abschluss als Rückstellung auszuweisen. Details zu den Konten unter Urlaubsrückstellungen im Kontenrahmen.
Abgrenzung oder Rückstellung?
Steht der Betrag fest (Sonderzahlungsanteil laut Vertrag), handelt es sich um eine Verbindlichkeit bzw. Abgrenzung. Ist er ungewiss (Bonus, der von der Zielerreichung abhängt), ist eine Rückstellung zu bilden. Für den Monatsbericht ist die Unterscheidung zweitrangig, im Jahresabschluss nicht.
Kontrollen
- Abgrenzung Sonderzahlungen ist nach der Auszahlung im November und Dezember nahe null.
- Urlaubsrückstellung stimmt mit der Urlaubsliste überein.
- Personalaufwand pro Monat verläuft ohne Sprünge, außer bei echten Veränderungen.
Die Lohnbuchungen selbst beschreibt Löhne und Gehälter im Kontenrahmen; die Abstimmung vor den Meldungen Lohnabstimmung vor der Meldung.