Dienstnehmer erwerben ihren Urlaubsanspruch nach dem Urlaubsgesetz für jedes Arbeitsjahr. Was am Bilanzstichtag noch nicht verbraucht ist, muss der Arbeitgeber später durch bezahlte Freizeit oder bei Beendigung als Urlaubsersatzleistung abgelten. Im UGB-Abschluss wird dafür eine Urlaubsrückstellung gebildet.
Konten
| Konto (Beispiel) | Klasse |
|---|---|
| Rückstellung für nicht konsumierte Urlaube | 3 |
| Veränderung der Urlaubsrückstellung (Gehälter bzw. Löhne) | 6 |
| Veränderung der Urlaubsrückstellung (gesetzlicher Sozialaufwand) | 6 |
Berechnung Schritt für Schritt
- Offene Tage je Dienstnehmer zum Stichtag ermitteln: Resturlaub aus Vorjahren plus aliquoter Anspruch des laufenden Urlaubsjahres, abzüglich verbrauchter Tage. Quelle ist die Urlaubskartei bzw. Zeiterfassung.
- Tagessatz ermitteln: laufendes Bruttoentgelt einschließlich regelmäßiger Zulagen, anteilig auch die Sonderzahlungen, geteilt durch die Arbeitstage.
- Lohnnebenkosten aufschlagen: Dienstgeberanteile zur Sozialversicherung, DB, DZ, Kommunalsteuer und MV-Beitrag.
Beispiel: 42 offene Urlaubstage, durchschnittlicher Tagessatz einschließlich Sonderzahlungsanteil 210 €, Lohnnebenkosten rund 30 %:
| Posten | Betrag |
|---|---|
| 42 Tage × 210 € | 8.820 € |
| Lohnnebenkosten (30 %) | 2.646 € |
| Urlaubsrückstellung | 11.466 € |
Der Satz für die Lohnnebenkosten hängt von Beitragsgruppen und Bundesland ab; er sollte aus der Lohnverrechnung abgeleitet und nicht geschätzt werden.
Buchung der Veränderung
Lag die Rückstellung im Vorjahr bei 9.800 €, wird nur die Erhöhung um 1.666 € gebucht, aufgeteilt auf Gehälter und Sozialaufwand:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Veränderung Urlaubsrückstellung Gehälter (Kl. 6) | 1.282 | |
| Veränderung Urlaubsrückstellung Sozialaufwand (Kl. 6) | 384 | |
| Rückstellung für nicht konsumierte Urlaube (Kl. 3) | 1.666 |
Sinkt der Bestand, wird die Differenz aufgelöst. Viele Unternehmen schreiben die Rückstellung nur zum Jahresende fort, für Monatsabschlüsse genügt oft eine Schätzung.
Urlaubsjahr und Verjährung
Das Urlaubsjahr ist nach dem Urlaubsgesetz das Arbeitsjahr; durch Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung kann das Kalenderjahr vereinbart sein. Bei Arbeitsjahren laufen die Ansprüche jedes Dienstnehmers zu unterschiedlichen Zeitpunkten an, weshalb die Berechnung aus einem Zeiterfassungssystem kommen sollte. Urlaubsansprüche verjähren nach Ablauf von zwei Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem sie entstanden sind; verjährte Tage gehören nicht in die Rückstellung.
Steuerliche Behandlung
Die steuerliche Anerkennung folgt eigenen Regeln und weicht von der unternehmensrechtlichen Rückstellung ab. Die Differenz klärt die Steuerberatung bei der Erstellung der Steuererklärung; in der Buchhaltung wird die UGB-Rückstellung vollständig gebildet.
Kontrollen
- Urlaubskartei vom Vorgesetzten bestätigt, nicht aus dem Gedächtnis
- Ausgeschiedene Dienstnehmer nicht mehr enthalten (ihre Ansprüche wurden mit der Endabrechnung abgegolten)
- Zeitausgleichs- und Überstundenguthaben gesondert erfassen
Weitere Personalabgrenzungen beschreibt Lohnabgrenzungen zum Monatsabschluss.