Der Personalaufwand bildet im Einheitskontenrahmen die eigene Kontenklasse 6. Traditionell trennt sie Löhne (Arbeiter, in vielen Kontenplänen ab 6000) und Gehälter (Angestellte, ab 6200). Seit der arbeitsrechtlichen Angleichung von Arbeitern und Angestellten ist die Trennung weniger wichtig geworden, wird in der Praxis aber oft beibehalten.
Typische Konten der Klasse 6
| Konto (Beispiel) | Inhalt |
|---|---|
| 6000 | Löhne (laufende Bezüge) |
| 6100 | Sonderzahlungen Arbeiter (13./14. Bezug) |
| 6200 | Gehälter (laufende Bezüge) |
| 6300 | Sonderzahlungen Angestellte |
| 6400er | Aufwand für Abfertigungen und Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse |
| 6500er/6600er | Gesetzlicher Sozialaufwand und lohnabhängige Abgaben |
Die genaue Gruppierung variiert je Softwarehersteller; entscheidend ist, dass Bruttobezüge, Sonderzahlungen und Lohnnebenkosten getrennt erkennbar sind.
Vom Lohnjournal zur Buchung
Die Lohnverrechnung liefert monatlich ein Lohnjournal. Für einen Angestellten mit 3.200 € brutto (vereinfachte Zahlen):
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 6200 Gehälter | 3.200 | |
| Verbindlichkeit Sozialversicherung (Dienstnehmeranteil) | DN-Anteil | |
| Verbindlichkeit Finanzamt (Lohnsteuer) | Lohnsteuer | |
| Verbindlichkeit gegenüber Dienstnehmern (Netto) | Auszahlungsbetrag |
Die Dienstgeberanteile (Sozialversicherung, DB, DZ, Kommunalsteuer, Mitarbeitervorsorge) werden zusätzlich als Aufwand gebucht; siehe Lohnnebenkosten und Personalverbindlichkeiten.
Bei der Auszahlung: Verbindlichkeit gegenüber Dienstnehmern an Bank.
Sonderzahlungen
Urlaubs- und Weihnachtsremuneration (13. und 14. Bezug) sind in Österreich kollektivvertraglich weit verbreitet und lohnsteuerlich begünstigt. Damit der Personalaufwand nicht in Juni und November sprunghaft steigt, grenzen viele Unternehmen sie monatlich ab: ein Zwölftel bzw. Sechstel pro Monat als Aufwand gegen eine Rückstellung, die bei Auszahlung verbraucht wird. Mehr dazu unter Lohnabgrenzungen zum Monatsabschluss.
Was nicht auf Lohnkonten gehört
- Geschäftsführerbezüge eines wesentlich beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführers, der nicht im Dienstverhältnis steht: eigenes Konto, keine ASVG-Lohnverrechnung.
- Fremdpersonal über Personalleasing: bezogene Leistungen bzw. sonstiger Aufwand.
- Reisekostenersätze wie Tagesgelder und Kilometergeld: eigene Konten, siehe Reise- und Fahrtkosten im Kontenrahmen.
Kontrollen
- Summe Bruttobezüge im Lohnjournal = Salden der Lohn- und Gehaltskonten.
- Verbindlichkeit gegenüber Dienstnehmern ist nach der Auszahlung null.
- Jahressumme stimmt mit den übermittelten Lohnzetteln überein.
Die Aufgaben der Lohnverrechnung fasst das Unternehmensserviceportal zusammen; die monatliche Abstimmung beschreibt Lohnabstimmung vor der Meldung.