Jeden Monat meldet der Dienstgeber der Österreichischen Gesundheitskasse die Beitragsgrundlagen (mBGM) und zahlt Lohnsteuer, DB und DZ an das Finanzamt sowie die Kommunalsteuer an die Gemeinde. Fehler werden später über Berichtigungen korrigiert – mit Aufwand und manchmal Säumnisfolgen. Eine kurze Abstimmung vor der Meldung ist billiger.
1. Personalstand
- Alle Eintritte und Austritte des Monats erfasst, An- und Abmeldung bei der ÖGK erledigt?
- Änderungen von Arbeitszeit, Einstufung und Gehalt eingepflegt?
- Krankenstände, Urlaube, unbezahlte Abwesenheiten berücksichtigt?
- Überstunden, Zulagen, Prämien und Sachbezüge (z. B. Firmenauto) gemeldet?
2. Lohnjournal gegen Buchhaltung
| Position | Lohnjournal | Buchhaltung |
|---|---|---|
| Bruttobezüge laufend | 38.400 | Lohn- und Gehaltskonten 38.400 |
| Sonderzahlungen | 0 | 0 |
| Dienstgeberanteil SV und MV | 8.200 | Sozialaufwand 8.200 |
| DB, DZ | 1.700 | DB/DZ-Konto 1.700 |
| Kommunalsteuer | 1.152 | Kommunalsteuer 1.152 |
| Auszahlungsbeträge netto | 26.100 | Verbindlichkeit Dienstnehmer 26.100 |
Wird das Lohnjournal automatisch übernommen, prüfen Sie vor allem, ob neue Lohnarten (eine Prämie zum ersten Mal, eine Abfertigung) einem Konto zugeordnet sind. Fehlende Zuordnungen landen sonst auf Klärungskonten.
3. Vergleich mit dem Vormonat
Je Dienstnehmer Brutto und Netto mit dem Vormonat vergleichen. Jede größere Abweichung sollte sich erklären lassen: Gehaltserhöhung, Überstunden, Krankenstand, Sonderzahlung. Unerklärte Abweichungen sind fast immer Erfassungsfehler.
4. Empfänger und Zahlungen
| Empfänger | Was | Kontrolle |
|---|---|---|
| ÖGK | SV-Beiträge, MV-Beiträge | Beitragskonto nach Zahlung ausgeglichen |
| Finanzamt | Lohnsteuer, DB, DZ | Beträge mit Verrechnungsweisung auf dem Abgabenkonto |
| Gemeinde | Kommunalsteuer | Zahlung an die richtige Gemeinde je Betriebsstätte |
| Dienstnehmer | Netto | Überweisungen = Auszahlungsliste |
Fälligkeit ist in der Regel der 15. des Folgemonats. Eine Übersicht über die Aufgaben bietet das Unternehmensserviceportal.
Jahresende
Zum Jahresende kommen die Lohnzettel (L16) und die Jahresabstimmung mit den zwölf Monatsmeldungen hinzu. Wer monatlich abstimmt, hat dort kaum Differenzen.
Die Buchungen erläutern Löhne und Gehälter im Kontenrahmen und Lohnnebenkosten und Personalverbindlichkeiten; Abgrenzungen Lohnabgrenzungen zum Monatsabschluss.