Ein Elektriker erledigt den Auftrag am 30. Dezember, die Rechnung schreibt er am 7. Jänner. In welches Jahr gehört der Erlös? Nach dem Realisationsprinzip des UGB ins alte: Die Leistung ist erbracht, der Anspruch entstanden. Damit der Abschluss stimmt, werden solche Leistungen zum Stichtag als noch nicht fakturierte Erlöse erfasst.
Wann der Erlös realisiert ist
| Leistung | Realisiert, wenn … |
|---|---|
| Warenlieferung | die Ware übergeben bzw. die Gefahr übergegangen ist |
| Werkvertrag (Reparatur, Montage) | das Werk fertiggestellt und abgenommen ist |
| Dienstleistung nach Stunden | die Stunden geleistet sind |
| Vereinbarte Teilleistungen | die jeweilige Teilleistung erbracht ist |
Ist ein Auftrag begonnen, aber nichts davon abrechenbar, ist er kein Erlös, sondern ein Bestand an noch nicht abrechenbaren Leistungen, siehe Unfertige Leistungen bei Dienstleistungsunternehmen.
Buchung zum Stichtag
Montage am 30. Dezember fertiggestellt, Rechnung über 2.000 € netto folgt im Jänner:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Noch nicht fakturierte Forderungen (Klasse 2) | 2.000 | |
| Erlöse (Klasse 4) | 2.000 |
Im Jänner wird die Buchung aufgelöst und die Rechnung normal erfasst – oder die Rechnung wird direkt gegen das Abgrenzungskonto gebucht.
Und die Umsatzsteuer?
Bei Sollbesteuerung entsteht die Steuerschuld mit Ablauf des Monats, in dem die Leistung erbracht wurde. Wird die Rechnung erst später ausgestellt, verschiebt sich das um höchstens einen Kalendermonat. Eine Leistung vom 30. Dezember mit Rechnung im Jänner ist daher in der Jänner-UVA zu erfassen; bei Rechnung erst im Februar wäre sie trotzdem im Jänner fällig. Es lohnt sich also, Leistungen rasch zu fakturieren. Bei Istbesteuerung zählt der Zahlungseingang.
Wie man sie findet
- Lieferscheine und Arbeitsberichte der letzten Tage mit den ausgestellten Rechnungen vergleichen.
- Zeiterfassung der Mitarbeiter auf nicht abgerechnete Stunden prüfen.
- Projektliste: Welche Meilensteine wurden erreicht?
- Weiterzuverrechnende Kosten (Material, Reisen) prüfen, siehe Weiterbelastung von Kosten an Kunden.
Kontrollen
- Das Abgrenzungskonto ist nach den Rechnungen des Folgemonats wieder leer.
- Die Rechnungen im Jänner bestätigen die Abgrenzung im Dezember; große Abweichungen deuten auf Schätzfehler.
- Der Saldo ist durch eine Liste je Kunde belegt.
Den umgekehrten Fall – im Voraus verrechnete Leistungen – behandelt Passive Rechnungsabgrenzung und Umsatzrealisierung.