Die Umsatzsteuer, die Lieferanten in Rechnung stellen, kann ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen vom Finanzamt zurückholen. Bis zur Verrechnung in der UVA ist sie eine Forderung und steht deshalb in der Kontenklasse 2; das Standardkonto ist 2500 Vorsteuer.
Unterkonten, die sich bewähren
| Unterkonto (Beispiel) | Inhalt |
|---|---|
| 2500 | Vorsteuer aus Inlandsrechnungen |
| 2505 | Vorsteuer aus Anzahlungsrechnungen |
| 2510 | Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb |
| 2515 | Vorsteuer aus Reverse Charge |
| 2520 | Einfuhrumsatzsteuer |
Diese Trennung entspricht den Kennzahlen der UVA und erspart Nebenrechnungen.
Voraussetzungen für den Abzug
- Die Leistung wurde für das Unternehmen erbracht.
- Es liegt eine Rechnung mit den Merkmalen des § 11 UStG vor (bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro reichen weniger Angaben).
- Die Lieferung bzw. Leistung ist erfolgt – oder bei Anzahlungen: die Zahlung ist geleistet und eine Anzahlungsrechnung liegt vor.
- Das Unternehmen tätigt keine unecht steuerfreien Umsätze, die den Abzug ausschließen.
Die Rechnungsmerkmale fasst das Unternehmensserviceportal zusammen.
Buchungsbeispiel
Kauf eines Laptops um 1.200 € netto und einer Jahreslizenz um 240 € netto, jeweils 20 % USt:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Betriebs- und Geschäftsausstattung (Klasse 0) | 1.200 | |
| Softwareaufwand (Klasse 7) | 240 | |
| 2500 Vorsteuer | 288 | |
| 3300 Lieferverbindlichkeiten | 1.728 |
Ausnahmen, die oft übersehen werden
- PKW und Kombis: Für Anschaffung und Betrieb besteht grundsätzlich kein Vorsteuerabzug; Ausnahmen gelten etwa für Fiskal-LKW und emissionsfreie Fahrzeuge in bestimmten Grenzen. Die Vorsteuer wird dann Teil der Anschaffungskosten bzw. des Aufwands.
- Repräsentationsaufwendungen wie Geschäftsessen: nur eingeschränkt abziehbar.
- Gemischt genutzte Gegenstände: Nur der unternehmerische Anteil ist abziehbar.
Kontrollen
- Vorsteuer laut Konto ≈ Summe der Vorsteuer auf den Eingangsrechnungen des Zeitraums.
- Keine Vorsteuer ohne Rechnung (z. B. nur aus Kontoauszügen oder Bankomatbelegen ohne Rechnungsmerkmale).
- Rechnungen nicht doppelt erfasst.
- Nach der UVA wird der Saldo auf das Verrechnungskonto Finanzamt umgebucht.
Die Gegenseite beschreibt Ausgangssteuerkonten im Kontenrahmen; Importe behandelt Einfuhrumsatzsteuer im Kontenrahmen.