Auf einer einzigen Rechnung des Bürohändlers finden sich oft Kopierpapier, Toner, ein Headset und ein Monitor. Buchhalterisch sind das drei verschiedene Dinge: Verbrauchsmaterial, geringwertige Wirtschaftsgüter und gegebenenfalls ein reguläres Anlagegut.
Die Zuordnung
| Posten | Konto (Beispiel) | Begründung |
|---|---|---|
| Papier, Toner, Kuverts, Ordner | Büromaterial (Kl. 7) | wird verbraucht |
| Headset, Tastatur, Tischlampe | GWG (Kl. 0) mit Sofortabschreibung in Kl. 7 | abnutzbar, unter der GWG-Grenze |
| Laptop, Bildschirm, Bürostuhl über der Grenze | Büro- und Geschäftsausstattung bzw. EDV (Kl. 0) | mehrjährige Nutzung, Abschreibung über die Nutzungsdauer |
Die GWG-Grenze nach § 13 EStG ist ein Nettobetrag je Wirtschaftsgut, der vom Gesetzgeber von Zeit zu Zeit angepasst wird; den aktuellen Wert nennt das BMF bzw. die Seite Geringwertige Wirtschaftsgüter absetzen. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen zählt der Nettobetrag.
Warum GWG trotzdem ins Anlagenverzeichnis gehören
Auch sofort abgeschriebene GWG sind Anlagegüter. Sie werden im Anlagenverzeichnis erfasst, damit Bestand, Diebstahl oder Verkauf nachvollziehbar bleiben. Viele Unternehmen buchen sie auf ein eigenes Konto in Klasse 0 und schreiben sie im selben Jahr voll ab. Die Sofortabschreibung ist ein Wahlrecht; wer sie nicht nutzt, schreibt über die Nutzungsdauer ab.
Wichtig ist die Einheit: Ein Bildschirm, der nur mit einem bestimmten Rechner nutzbar ist, kann mit diesem eine Einheit bilden. Ein Set Bürostühle für ein neues Büro bleibt dagegen meist eine Sammlung einzelner Wirtschaftsgüter.
Buchungsbeispiel
Rechnung über 1.512 € brutto: Büromaterial 160 €, zwei Headsets zu je 90 € und ein Laptop um 920 €, jeweils netto.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Büromaterial (Kl. 7) | 160 | |
| GWG Büroausstattung (Kl. 0) | 180 | |
| EDV-Hardware (Kl. 0) | 920 | |
| 2500 Vorsteuer | 252 | |
| 3300 Lieferverbindlichkeiten | 1.512 |
Ob der Laptop als GWG gilt, hängt davon ab, ob sein Nettopreis unter der aktuellen Grenze liegt; im Beispiel wird er über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
Vorsteuer und Kleinbetragsrechnungen
Bei Rechnungen bis 400 € brutto (Kleinbetragsrechnung) genügen vereinfachte Angaben, der Name des Leistungsempfängers ist nicht nötig. Darüber muss die Rechnung alle Merkmale des § 11 UStG enthalten, sonst ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Einkäufe von Mitarbeitern mit Privatbelegen laufen über die Auslagenabrechnung.
Typische Fehler
- Laptops oder Monitore pauschal als Büromaterial gebucht
- GWG nicht im Anlagenverzeichnis, dadurch kein Überblick über Geräte im Homeoffice
- Software-Abos auf Büromaterial statt auf Software und Abonnements
Wie Anlagegüter danach abgeschrieben werden, zeigt Abschreibungen im Kontenrahmen.