Früher kaufte man Software einmal und nutzte sie jahrelang; heute zahlen die meisten Unternehmen Abonnements. Für den Einheitskontenrahmen ist dieser Unterschied entscheidend: Ein erworbenes Nutzungsrecht ist Anlagevermögen, ein Abo ist Aufwand.
Aktivieren oder als Aufwand buchen?
| Situation | Behandlung |
|---|---|
| Unbefristete Lizenz, einmal bezahlt | Immaterieller Vermögensgegenstand (Klasse 0), Abschreibung über die Nutzungsdauer |
| Monats- oder Jahresabo (Cloud, SaaS) | Aufwand (Klasse 7) |
| Wartungsvertrag zu einer Lizenz | Aufwand (Klasse 7) |
| Individuell programmierte Software, gekauft | Klasse 0 |
| Selbst entwickelte Software | nach UGB darf sie nicht aktiviert werden (Aktivierungsverbot für selbst geschaffene immaterielle Anlagegüter) |
Software kann – wenn sie die Wertgrenze nicht überschreitet – als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abgeschrieben werden, sofern sie als abnutzbares Anlagegut gilt; siehe Geringwertige Wirtschaftsgüter in der Buchhaltung.
Ein eigenes Konto für Abos
Abos vervielfältigen sich unbemerkt. Ein eigenes Konto „EDV-Aufwand / Software-Abonnements“ in Klasse 7 macht sie sichtbar und trennt sie von Hardware-Reparaturen und Telefonkosten.
Ausländische Anbieter: Reverse Charge
Viele Softwareanbieter rechnen aus Irland, den Niederlanden oder den USA ab, ohne österreichische Umsatzsteuer. Für einen Unternehmer als Empfänger geht die Steuerschuld auf ihn über (Reverse Charge): Er bucht 20 % Umsatzsteuer und, bei vollem Vorsteuerabzug, gleich viel Vorsteuer.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Software-Abonnements (Klasse 7) | 100 | |
| 2500 Vorsteuer (Reverse Charge) | 20 | |
| 3500 Umsatzsteuer (Reverse Charge) | 20 | |
| 3300 Lieferverbindlichkeiten | 100 |
Damit der Anbieter keine österreichische bzw. ausländische Umsatzsteuer verrechnet, braucht er die UID-Nummer des Unternehmens; sie gehört ins Kundenkonto beim Anbieter.
Jahresabos über den Stichtag
Ein Jahresabo um 1.200 €, bezahlt im Oktober für Oktober bis September, betrifft zu neun Zwölfteln das Folgejahr. Bei wesentlichen Beträgen wird dieser Teil als aktive Rechnungsabgrenzung erfasst; siehe Aktive Rechnungsabgrenzung und Vorauszahlungen.
Kontrollen
- Liste aller Abos mit Kosten und Verantwortlichen, einmal im Quartal gegen die Kreditkarten- und Bankauszüge geprüft.
- Reverse-Charge-Beträge in der UVA erfasst.
- Aktivierte Lizenzen im Anlagenverzeichnis.
Mehr zur Abgrenzung wiederkehrender Kosten unter Abonnements und wiederkehrende Kosten.