Eine Reparatur hält ein Anlagegut in dem Zustand, in dem es schon war. Eine Investition schafft etwas Neues oder macht es wesentlich besser. Diese Unterscheidung zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungsaufwand entscheidet, ob eine Rechnung den Gewinn sofort mindert oder über Jahre abgeschrieben wird.
Abgrenzung in der Praxis
| Maßnahme | Einordnung |
|---|---|
| Austausch defekter Fliesen, Ausmalen, Service der Heizung | Instandhaltung (Erhaltungsaufwand) |
| Erneuerung der Fenster in gleicher Art, nur mit zeitgemäßem Material | Erhaltungsaufwand |
| Zubau, Aufstockung, zusätzlicher Lift | Herstellungsaufwand |
| Umbau eines Lagers in Büroräume (Wesensänderung) | Herstellungsaufwand |
| Generalüberholung einer Maschine, die ihre Nutzungsdauer wesentlich verlängert | kann Instandsetzung bzw. Herstellungsaufwand sein |
| Austausch eines ganzen, selbständig nutzbaren Geräts | Anschaffung eines neuen Wirtschaftsguts |
Herstellungsaufwand wird in Klasse 0 aktiviert, bei Mieträumen als Investition in fremde Gebäude, und abgeschrieben.
Konten
- Instandhaltung Gebäude und Räume (Kl. 7)
- Instandhaltung Maschinen und Anlagen (Kl. 7)
- Instandhaltung EDV und Betriebsausstattung (Kl. 7)
- Kfz-Reparaturen und Service, meist bei den Kfz-Kosten
Instandsetzung bei Wohngebäuden
Für Gebäude, die Wohnzwecken dienen und vermietet werden, gilt eine Besonderheit: Instandsetzungsaufwand, der die Nutzungsdauer wesentlich verlängert oder den Nutzungswert wesentlich erhöht, ist steuerlich auf 15 Jahre zu verteilen (§ 4 Abs. 7 EStG bzw. § 28 Abs. 2 EStG). Laufende Instandhaltung bleibt sofort abzugsfähig. Bei betrieblich genutzten Geschäftsgebäuden gilt die Verteilungspflicht nicht.
Handwerkerrechnung aufteilen
Ein Malerbetrieb verrechnet für ein Geschäftslokal 9.000 € netto: 3.000 € für Ausmalen und Ausbessern, 6.000 € für den Einbau einer neuen Trennwand mit Tür.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Instandhaltung Gebäude (Kl. 7) | 3.000 | |
| Investitionen in fremden Gebäuden (Kl. 0) | 6.000 | |
| 2500 Vorsteuer | 1.800 | |
| 3300 Lieferverbindlichkeiten | 10.800 |
Ohne aufgeschlüsselte Rechnung ist eine Aufteilung schwer zu belegen. Bei Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst Bauleistungen erbringt, geht die Umsatzsteuerschuld über (§ 19 Abs. 1a UStG); dann weist der Handwerker keine Umsatzsteuer aus.
Rückstellung für unterlassene Instandhaltung
Wird eine notwendige Reparatur aufgeschoben, kann unternehmensrechtlich unter den Voraussetzungen des § 198 Abs. 8 UGB eine Aufwandsrückstellung in Betracht kommen; steuerlich ist sie nicht abzugsfähig, weil keine Verbindlichkeit gegenüber Dritten besteht. Vertragliche Instandhaltungspflichten gegenüber einem Vermieter sind dagegen echte Verbindlichkeiten.
Welche Investitionen aktiviert werden, legt die Aktivierungsrichtlinie für Anlagegüter fest; die Anlagekonten beschreibt Anlagevermögen im Kontenrahmen.