Mit jedem Verkauf übernimmt ein Unternehmen eine Verpflichtung: Mängel müssen nach den Gewährleistungsregeln behoben werden, oft kommt eine freiwillige Garantie dazu, und im Onlinehandel geht ein Teil der Ware innerhalb der Rücktrittsfrist zurück. Diese künftigen Kosten haben ihre Ursache im abgelaufenen Jahr. Nach § 198 Abs. 8 UGB ist dafür eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden.
Einzel- oder Pauschalrückstellung
- Einzelrückstellung: für bereits gemeldete Mängel, etwa eine Reklamation, die am Stichtag noch nicht erledigt ist. Bewertet mit den voraussichtlichen Kosten der Behebung.
- Pauschalrückstellung: für das Risiko aus allen Verkäufen, die noch in der Gewährleistungs- oder Garantiezeit sind, berechnet aus Erfahrungswerten.
Steuerlich dürfen Rückstellungen für sonstige ungewisse Verbindlichkeiten seit dem COVID-19-Steuermaßnahmengesetz auch pauschal gebildet werden, wenn die unternehmensrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind (§ 9 Abs. 3 EStG). Gefordert sind nachvollziehbare Erfahrungswerte, also eine Aufzeichnung der tatsächlichen Gewährleistungsfälle der Vorjahre.
Berechnung aus Erfahrungswerten
Ein Elektrohändler hat Umsätze von 600.000 €, die noch in der zweijährigen Gewährleistung sind. In den letzten drei Jahren betrugen die Gewährleistungskosten durchschnittlich 0,8 % dieser Umsätze.
600.000 € × 0,8 % = 4.800 €
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Gewährleistungsaufwand (Kl. 7) | 4.800 | |
| Rückstellung für Gewährleistungen (Kl. 3) | 4.800 |
Im Folgejahr werden Reparaturen gegen die Rückstellung gebucht; am nächsten Stichtag wird sie neu berechnet und nur die Veränderung erfasst. Zahlt der Hersteller dem Händler Gewährleistungsfälle zurück, wird dieser Rückgriffsanspruch gesondert berücksichtigt, wenn er hinreichend sicher ist.
Abzinsung
Beträgt die Restlaufzeit am Stichtag mehr als zwölf Monate, ist die Rückstellung steuerlich mit 3,5 % abzuzinsen (§ 9 Abs. 5 EStG). Unternehmensrechtlich ist mit einem marktüblichen Zinssatz abzuzinsen; aus Vereinfachungsgründen wird häufig derselbe Satz verwendet. Bei kurzen Gewährleistungsfristen fällt die Abzinsung kaum ins Gewicht, bei mehrjährigen Garantien schon.
Retouren
Im Fernabsatz haben Verbraucher ein Rücktrittsrecht nach dem FAGG. Ist am Stichtag absehbar, dass ein Teil der zuletzt gelieferten Ware zurückkommt, ist für den erwarteten Erlösausfall vorzusorgen: Rückstellung bzw. Verbindlichkeit für die Rückerstattung, gemindert um den Wert der zurückkommenden Ware. Die Umsatzsteuer wird erst mit der tatsächlichen Rücknahme und Gutschrift korrigiert (§ 16 UStG); siehe Gutschriften und Stornorechnungen.
Dokumentation
- Auswertung der Gewährleistungs- und Retourenfälle der letzten Jahre je Produktgruppe
- Liste offener Reklamationen zum Stichtag
- Begründung, wenn sich die Quote gegenüber dem Vorjahr ändert
Weitere Rückstellungsarten und ihre Konten beschreibt Steuerrückstellungen und sonstige Rückstellungen.