Belcotax-on-web (BoW) est l’application du SPF Finances par laquelle les débiteurs de revenus déposent leurs fiches fiscales individuelles et le relevé récapitulatif 325 qui les accompagne. Le dépôt est entièrement électronique ; une copie de chaque fiche reste due au bénéficiaire, qui en a besoin pour sa propre déclaration. L’accès se fait avec eID ou itsme, par une personne qui dispose du rôle adéquat pour l’entreprise ou par le mandataire qui dépose pour elle.
Les fiches que rencontre une PME
| Fiche | Revenus visés | Qui l’établit en pratique |
|---|---|---|
| 281.10 | rémunérations des salariés, avantages de toute nature compris | le secrétariat social |
| 281.20 | rémunérations des dirigeants d’entreprise, ATN compris | le secrétariat social ou le comptable |
| 281.45 | droits d’auteur et droits voisins | la comptabilité |
| 281.50 | commissions, courtages, honoraires, vacations versés à des tiers | la comptabilité |
D’autres fiches existent pour des revenus plus rares (pensions, revenus de remplacement, jetons de présence, paiements des pouvoirs publics). Chaque fiche reprend l’identité du bénéficiaire, son numéro national ou son numéro d’entreprise, le montant brut, les avantages de toute nature et le précompte professionnel retenu. Chaque type de fiche est accompagné de son relevé 325 correspondant (325.10, 325.20, 325.50…), qui totalise les fiches et doit concorder avec elles.
Délais
- fiches 281.10 et 281.20 : au plus tard le dernier jour de février de l’année qui suit celle des revenus ;
- fiches 281.50 : au plus tard fin juin de l’année qui suit ;
- autres fiches : selon leur propre calendrier, publié chaque année avec l’ouverture de l’application.
Le dépôt tardif ou incomplet expose à des amendes administratives. Mieux vaut préparer les fiches 281.50 dès la clôture des comptes de l’année civile que d’attendre juin.
Mode de transmission
- saisie en ligne dans l’application, adaptée à quelques fiches ;
- envoi d’un fichier XML au format BoW, généré par le logiciel de paie ou de comptabilité.
Le secrétariat social produit en général lui-même les fiches 281.10 et 281.20. Les fiches 281.50 proviennent de la comptabilité, qui seule connaît les honoraires payés aux fournisseurs. Conservez l’accusé de réception de chaque envoi dans le dossier de l’exercice.
La fiche 281.50 : qui et quand
Une fiche 281.50 est due pour les commissions, honoraires, courtages et rémunérations similaires que l’entreprise paie à des bénéficiaires, indépendants comme sociétés, pour des prestations liées à son activité professionnelle. En pratique : avocats, consultants, comptables, agents commerciaux, apporteurs d’affaires, freelances. Elle n’est pas requise pour les achats de biens, ni lorsque le total versé à un bénéficiaire sur l’année ne dépasse pas 125 EUR.
L’absence de fiche pour des honoraires qui en exigeaient une expose la société à une cotisation distincte sur les montants non justifiés, beaucoup plus lourde que l’effort de préparation.
Rapprocher les fiches avec la comptabilité
Les fiches fiscales ne sont pas un exercice séparé : chaque montant déclaré doit se retrouver dans la comptabilité, et un contrôleur fera le rapprochement dans les deux sens.
Les fiches 281.50 et les comptes d’honoraires. Les montants des fiches sont ceux payés ou attribués pendant l’année civile, alors que la comptabilité enregistre les charges selon leur date de facture et leur exercice. Le rapprochement se fait donc en trois temps :
- extraire du grand livre les comptes concernés (par exemple 6130 honoraires, 6140 commissions, sous-comptes de 61) et regrouper les montants par fournisseur ;
- ajuster pour les factures de l’année payées l’année suivante, et inversement ;
- comparer chaque total au seuil de 125 EUR et à la liste des fiches préparées.
Deux contrôles complémentaires évitent les oublis : passer en revue tous les fournisseurs dont la fiche porte un numéro d’entreprise de prestataire de services, et vérifier les paiements faits par note de frais ou par carte à des indépendants.
Les fiches 281.10 et les comptes de salaires. Le total des rémunérations brutes des fiches 281.10 doit correspondre aux comptes 620 Rémunérations et avantages sociaux directs de l’année civile, et le précompte des fiches au précompte déclaré chaque mois. Le précompte retenu figure au crédit du compte 453 Précomptes retenus ; la somme des déclarations 274 de l’année doit égaler la somme des précomptes des fiches. Un écart vient en général d’une régularisation de paie faite en début d’année suivante.
Les fiches 281.20 et la rémunération du dirigeant. Les rémunérations comptabilisées en 618 et les avantages de toute nature (voiture, logement, chauffage, électricité, ordinateur) doivent apparaître sur la fiche. Un ATN oublié sur la fiche expose la société à la même cotisation distincte que des honoraires non déclarés ; voyez le suivi comptable des avantages de toute nature.
Le précompte retenu sur ces rémunérations et son versement mensuel sont expliqués dans le précompte professionnel.
Préparer au fil de l’année
- renseignez dès l’encodage, dans chaque fiche fournisseur, s’il donne lieu à une fiche 281.50 ;
- vérifiez les numéros nationaux et numéros d’entreprise des bénéficiaires au moment de la création du tiers ;
- archivez avec les fiches le tableau de rapprochement qui relie chaque montant à la comptabilité ;
- envoyez aux bénéficiaires leur copie dans les délais, pour qu’ils puissent la reporter dans leur propre déclaration.
Les autres portails fiscaux utilisés par une entreprise sont présentés dans SPF Finances et Tax-on-web.