Le marché belge a ses propres exigences : facturation électronique structurée obligatoire entre entreprises, extraits bancaires au format CODA, déclarations TVA via Intervat, comptes annuels au format XBRL pour la Banque nationale. Un outil conçu pour un autre pays peut avoir une belle interface et échouer sur l’un de ces points. Voici une grille de sélection pensée pour une PME, une SRL ou un indépendant établi en Belgique.
Les critères non négociables
| Exigence belge | Ce que le logiciel doit faire |
|---|---|
| Peppol | envoyer et recevoir des factures structurées, obligatoires en B2B depuis le 1er janvier 2026, et les comptabiliser sans ressaisie |
| PCMN | proposer le plan comptable minimum normalisé et permettre des sous-comptes |
| TVA belge | grilles de la déclaration périodique, export vers Intervat, listing clients assujettis, relevé intracommunautaire |
| CODA | importer les extraits bancaires codifiés et rapprocher les paiements avec la communication structurée |
| Comptes annuels | balance exploitable pour le schéma micro, abrégé ou complet déposé à la BNB |
| Archivage | conserver les pièces et la piste d’audit pendant les délais légaux comptables et fiscaux |
Avant de signer, vérifiez concrètement comment l’outil gère la réception des factures Peppol et l’import des fichiers CODA.
Les critères qui dépendent de votre activité
- Commerce et horeca : intégration avec la caisse, y compris un système de caisse enregistreuse certifié lorsque vous y êtes soumis.
- E-commerce : ventilation OSS pour les ventes à distance dans l’UE et rapprochement des plateformes de paiement.
- Employeurs : import des écritures de paie du secrétariat social (ONSS, précompte professionnel, pécules de vacances).
- Groupes : plusieurs sociétés, refacturations intersociétés, consolidation simple.
- Bilinguisme : clients et fournisseurs néerlandophones, factures en français et en néerlandais.
Travailler avec un expert-comptable
La plupart des sociétés belges font appel à un expert-comptable ITAA. Le logiciel doit donc offrir un accès séparé pour le cabinet, avec des droits adaptés, et éviter les exports par e-mail. Vérifiez aussi la compatibilité avec les mandats utilisés pour accéder à MyMinfin et Intervat. La répartition des rôles est abordée dans expert-comptable ou logiciel comptable.
Questions à poser lors d’une démonstration
- Montrez-moi une facture Peppol reçue, de la réception à l’écriture comptable.
- Comment un extrait CODA est-il lettré avec une facture de vente ?
- Quelles grilles de la déclaration TVA sont alimentées automatiquement, et comment corriger une erreur ?
- Comment exporter la balance et l’historique si je change d’outil ?
- Qui peut modifier une écriture validée, et où cette modification est-elle tracée ?
Rédiger un cahier des charges
Comparer trois logiciels sur leurs brochures ne mène nulle part : tous affichent Peppol, CODA et TVA. Un cahier des charges de deux ou trois pages oblige chaque éditeur à répondre sur votre situation, et non sur la sienne. Il comprend cinq parties.
1. Le contexte. Forme juridique, nombre de sociétés, date de clôture, périodicité TVA, régime particulier éventuel (franchise, article 44, assujetti mixte), volumes annuels : factures de vente, factures d’achat, mouvements bancaires, salariés. Un éditeur qui connaît vos volumes peut vous dire où son outil coince.
2. Les flux à couvrir. Pour chaque flux, la source et la fréquence : nombre de banques et de comptes, caisse ou webshop à connecter, secrétariat social, outil de notes de frais, factures en devises.
3. Les exigences belges, formulées en résultats vérifiables.
| Exigence | Formulation testable |
|---|---|
| Réception Peppol | une facture reçue arrive dans le journal des achats avec fournisseur, montants et code TVA proposés, sans ressaisie |
| Émission Peppol | une facture de vente part en Peppol BIS Billing 3.0 avec communication structurée et IBAN |
| CODA | les extraits de toutes nos banques arrivent chaque jour, la communication structurée lettre la facture |
| TVA | la déclaration, le listing clients et le relevé intracommunautaire sont générés pour Intervat |
| Comptes annuels | la balance se transpose dans notre schéma BNB sans retraitement manuel |
| Reprise | balance d’ouverture, tiers et factures ouvertes importés depuis notre outil actuel |
4. Les accès et la sortie. Accès séparé pour l’expert-comptable, rôles utilisateurs, double authentification ; et surtout la réversibilité : export complet des écritures, des pièces et des fichiers Peppol d’origine, dans un format ouvert, à tout moment et à la fin du contrat.
5. Les conditions. Prix par utilisateur ou par société, coût des connecteurs bancaires et Peppol, support en français, localisation de l’hébergement, délai de mise en route.
Envoyez le même document à trois éditeurs au plus, et demandez une démonstration sur vos propres pièces : une vraie facture Peppol reçue, un vrai extrait CODA, une vraie déclaration du trimestre dernier. Notez chaque réponse sur une grille commune ; la décision devient une addition plutôt qu’une impression.
Préparer le changement
Changer d’outil en cours d’exercice est possible, mais demande une reprise propre des soldes et des tiers. Avant de choisir, lisez changer de logiciel comptable sans chaos et vérifiez comment les soldes d’ouverture seront repris.
Nexbal arrive en Belgique
Nexbal se lance sur le marché belge et ouvre sa bêta aux PME, aux SRL et aux indépendants. Vous y créez et envoyez par e-mail vos factures, notes de crédit, rappels et devis en PDF, y compris en devises étrangères au cours quotidien de la Banque centrale européenne. Les pièces d’achat et notes de frais arrivent par e-mail ou par téléversement, et l’IA pré-remplit l’écriture à valider. Vos extraits bancaires en PDF sont lus ligne par ligne, avec une écriture proposée pour chaque mouvement. Projets, feuilles de temps, carnet de route, registre des immobilisations, modèles de documents avec suivi des signatures, API publique et rapports pour votre expert-comptable complètent l’ensemble.
La meilleure façon de juger un logiciel reste de lui soumettre vos propres pièces avec la grille ci-dessus : rejoignez la bêta de Nexbal et testez-le gratuitement pendant 30 jours.