Et kontoudtog til kunden er en oversigt over alle kundens åbne fakturaer, kreditnotaer og betalinger pr. en bestemt dato. Udtoget giver kunden mulighed for at sige: den faktura har vi aldrig modtaget, den betaling har vi lavet, eller vi venter på en kreditnota. Jo tidligere den slags kommer frem, jo lettere er den at løse, og jo færre tab bliver det til.
Hvornår sender man kontoudtog?
| Situation | Hvorfor |
|---|---|
| Kunder med mange fakturaer om måneden | Betalinger fordeles ofte forkert mellem fakturaerne |
| Kunder med forfaldne poster | Før næste rykker, så du ved, at fakturaerne er modtaget |
| Ved årsafslutningen til store kunder | Revisor kan bede om saldobekræftelser |
| Kunder med kreditsaldi | For at aftale, om beløbet skal modregnes eller udbetales |
Hvad udtoget skal indeholde
- opgørelsesdato og kundenummer
- hver åben faktura med nummer, dato, forfaldsdato og beløb
- kreditnotaer og ikke-udlignede betalinger
- samlet saldo og hvad der er forfaldent
- hvem kunden skal kontakte, hvis noget ikke stemmer
Undlad betalte og udlignede poster; de gør udtoget længere uden at hjælpe.
Forskelle, du vil møde
| Kundens svar | Hvad det typisk betyder | Hvad du gør |
|---|---|---|
| “Faktura ikke modtaget” | Forkert mailadresse, EAN-nummer eller fakturaen er afvist | Gensend, og ret stamdata |
| “Allerede betalt” | Betalingen er registreret på en anden kunde eller ligger uidentificeret | Bed om betalingsdato og beløb, og find den i banken |
| “Vi venter på en kreditnota” | Aftalt rabat eller reklamation, som ikke er krediteret | Afklar internt, udsted kreditnota |
| “Beløbet er forkert” | Prisaftale eller mængde er uenig | Behandl som en tvist |
Forkerte stamdata er den mest almindelige årsag; se oprettelse af kunder og fakturadata. En betaling, du ikke kan finde, ligger ofte på mellemkontoen for uidentificerede betalinger.
Rettelser i bogføringen
Rettelser efter et kontoudtog sker med almindelige posteringer: en betaling flyttes fra den forkerte kunde til den rigtige, en kreditnota udstedes, eller en faktura krediteres og udstedes igen. Ret aldrig den oprindelige faktura direkte.
Når kunden svarer, at alt stemmer
Gem svaret. Ved årsafslutningen er en bekræftet saldo fra kunden stærk dokumentation for, at tilgodehavendet findes. Kontoudtog er et supplement til den aldersfordelte debitorliste og opfølgning på udestående fakturaer, ikke en erstatning for dem.