Kontoplanen viser, at virksomheden har maskiner for 600.000 kr., men ikke hvilke maskiner. Det gør anlægskartoteket: en liste med en linje pr. aktiv, som viser kostpris, anskaffelsesdato, brugstid og afskrivninger. Uden kartoteket kan afskrivningerne ikke beregnes korrekt, og når et aktiv sælges, ved ingen, hvad den bogførte værdi var.
Felter i kartoteket
| Felt | Eksempel |
|---|---|
| Aktiv-id | M-014 |
| Beskrivelse | Kantpresser, model og serienummer |
| Aktivgruppe og konto | Maskiner og tekniske anlæg |
| Anskaffelsesdato og ibrugtagning | 12.03 / 01.04 |
| Kostpris | 185.000 |
| Brugstid og restværdi | 8 år / 25.000 |
| Akkumulerede afskrivninger | 30.000 |
| Bogført værdi | 155.000 |
| Placering og ansvarlig | Værksted, produktionschef |
| Leverandørfaktura | Bilagsnummer |
| Skattemæssig behandling | Saldo, straksafskrevet eller særskilt |
De fleste regnskabsprogrammer har et anlægsmodul. Har programmet ikke et, kan et regneark gøre det, så længe det opdateres ved hver anskaffelse og hvert salg.
Hvornår opdateres det?
- Ved køb: når en faktura bogføres på en anlægskonto, oprettes aktivet i kartoteket med samme beløb.
- Ved forbedringer: tilføj beløbet til det eksisterende aktiv, og vurder, om brugstiden ændres.
- Ved salg eller kassation: aktivet udgår, og gevinst eller tab beregnes; se salg og udrangering af anlægsaktiver.
- Ved årsafslutningen: afskrivninger beregnes og bogføres.
Afstemning mod bogføringen
Summen af kartotekets kostpriser pr. aktivgruppe skal svare til kostpriskontoen i bogføringen, og summen af afskrivningerne til kontoen for akkumulerede afskrivninger.
| Aktivgruppe | Kostpris i kartotek | Kostpris i bogføring | Difference |
|---|---|---|---|
| Maskiner | 612.000 | 612.000 | 0 |
| IT-udstyr | 88.500 | 94.300 | 5.800 |
En difference skyldes typisk et køb, der er bogført på anlægskontoen, men ikke oprettet i kartoteket, eller et aktiv, der er kasseret, men ikke fjernet fra bogføringen.
Fysisk optælling
Gå kartoteket igennem en gang om året: findes aktivet stadig, og bruges det? Bærbare computere og værktøj forsvinder, uden at nogen fortæller bogholderen det. Aktiver, der ikke længere findes, skal udgå, ellers bliver der afskrevet på noget, virksomheden ikke har.
Anlægsnoten i årsrapporten
Klasse B-virksomheder skal i årsrapporten vise bevægelserne på anlægsaktiverne: kostpris primo, tilgang, afgang, kostpris ultimo og tilsvarende for afskrivninger. Med et ajourført kartotek er noten et udtræk. Se noter til årsrapporten og aktiveringspolitik for anlægsaktiver.