En aktiveringspolitik er virksomhedens faste regler for, hvornår et køb skal bogføres som et anlægsaktiv og afskrives, og hvornår det udgiftsføres med det samme. Uden en politik afhænger behandlingen af, hvem der bogfører, og samme type computer kan ende som et aktiv det ene år og en omkostning det næste. En politik på en halv side er nok for de fleste små virksomheder.
Hvad politikken skal indeholde
| Punkt | Eksempel |
|---|---|
| Beløbsgrænse | Køb under en fast grænse pr. enhed udgiftsføres |
| Hvad er én enhed? | En computer med skærm og dock købt samlet er én enhed |
| Brugstider pr. aktivgruppe | IT 3 år, inventar 5 år, maskiner 5-10 år, indretning af lejede lokaler efter lejeperioden |
| Restværdi | Normalt nul, undtagen biler og større maskiner |
| Forbedringer | Udgifter, der øger kapacitet eller levetid, aktiveres på det eksisterende aktiv |
| Ansvar | Hvem beslutter i tvivlstilfælde |
Grænsen og brugstiderne vælges af virksomheden, men de skal være rimelige og bruges konsekvent. Ændres politikken, skal det ske fremadrettet og nævnes i årsrapportens anvendte regnskabspraksis, hvis effekten er væsentlig.
Småaktiver og lavværdiaktiver
Småaktiver, også kaldet lavværdiaktiver, er driftsmidler med en anskaffelsessum under en beløbsgrænse. Skattemæssigt kan de straksafskrives i anskaffelsesåret efter afskrivningsloven. Grænsen reguleres hvert år, så slå den aktuelle grænse op hos Skattestyrelsen i stedet for at skrive den ind i politikken som et fast tal. Se fradrag for småinventar.
Tre ting er vigtige ved småaktiver:
- Grænsen gælder pr. aktiv, men driftsmidler, der er bestemt til at fungere sammen, vurderes samlet. Et kontorarrangement af skrivebord, stol og reol købt som et samlet sæt kan være ét aktiv.
- Regnskabsmæssigt kan virksomheden vælge en anden grænse end den skattemæssige. Mange vælger at følge den skattemæssige grænse for at undgå forskelle, men det er ikke et krav.
- Grænsen er uden moms, når virksomheden har fradrag for momsen.
| Køb | Behandling regnskabsmæssigt | Skattemæssigt |
|---|---|---|
| Headset til 900 kr. | Omkostning | Straksafskrivning |
| Bærbar computer under grænsen | Omkostning eller aktiv efter politikken | Straksafskrivning |
| Server over grænsen | Anlægsaktiv, afskrives over brugstiden | Saldoafskrivning |
| Software | Efter politikken | Kan straksafskrives efter særlige regler |
Bogfør småaktiver på en særskilt konto, fx småanskaffelser, så de ikke blandes med kontorartikler og forbrugsvarer; se kontorartikler og småt udstyr.
Sådan bruges politikken i hverdagen
Når en faktura bogføres, stiller bogholderen tre spørgsmål: Holder det i mere end et år? Er det over grænsen? Er det en forbedring af noget eksisterende? Er svaret ja til de to første, bogføres købet på anlægskontoen og registreres i anlægskartoteket.
Grundlaget for kontiene er beskrevet i anlægsaktiver i kontoplanen og afskrivninger i kontoplanen.