En balancegennemgang er en analytisk kontrol: du ser på hver balancekontos saldo og spørger, om den giver mening. Det er ikke det samme som en afstemning, hvor du beviser en saldo med dokumentation. Gennemgangen er hurtigere og bruges til at finde de konti, der skal kigges nærmere på, før måneden lukkes.
Sammenlign med sidste måned
Træk en saldobalance for balancekontiene med denne måned, sidste måned og samme måned sidste år ved siden af hinanden.
| Konto | Sidste måned | Denne måned | Ændring | Giver det mening? |
|---|---|---|---|---|
| Bank | 412.000 | 388.000 | −24.000 | Ja, store leverandørbetalinger |
| Debitorer | 520.000 | 690.000 | +170.000 | Undersøg: salget steg kun 10 % |
| Forudbetalte omkostninger | 36.000 | 36.000 | 0 | Undersøg: burde falde med 3.000 |
| Skyldig A-skat | 64.000 | 128.000 | +64.000 | Undersøg: betaling mangler? |
| Momsafregning | 0 | −4.000 | −4.000 | Undersøg: debetsaldo efter betaling |
Ændringer, der ikke kan forklares med en kendt hændelse, går videre til en egentlig afstemning.
Spørgsmål, der fanger de fleste fejl
- Har kontoen det rigtige fortegn? Kasse og bank negative, leverandørgæld med debetsaldo og moms med forkert fortegn er altid tegn på fejl.
- Er en saldo uændret, der burde bevæge sig? Forudbetalte omkostninger og periodiseringer skal falde hver måned.
- Er en mellemkonto ikke nul? Penge undervejs, uidentificerede betalinger og kortindløsning bør være tæt på nul.
- Står der runde beløb uden forklaring? Et rundt beløb på en balancekonto er ofte et skøn eller en midlertidig postering, som er glemt.
- Vokser en konto støt? Det tyder på, at noget bogføres ind, men aldrig ud.
Hvad gennemgangen ikke kan
Gennemgangen viser, at noget ser forkert ud, men ikke at noget er rigtigt. En saldo kan se fornuftig ud og alligevel være forkert. Derfor skal de vigtigste konti, især bank, debitorer, kreditorer, moms og løn, stadig afstemmes; se afstemning af balancekonti.
Gør det til en fast rutine
Gennemgangen tager 20-30 minutter for en lille virksomhed og passer ind lige før selve afstemningerne i månedsluk for små virksomheder. Skriv en kort kommentar ved hver større ændring. Kommentarerne bliver grundlaget for den forklaring, ledelsen skal have; se ledelsesmøde efter månedsluk.