Månedsluk er først færdigt, når nogen har brugt tallene. Et kort ledelsesmøde efter månedsluk samler bogholder og ejer eller ledelse om månedens resultat, likviditet og de spørgsmål, bogføringen har rejst. Mødet behøver ikke være langt, men det skal være fast og have en dagsorden.
Fast dagsorden (30-45 minutter)
| Punkt | Indhold | Tid |
|---|---|---|
| 1. Resultat | Måned og år til dato mod budget og sidste år; de tre største afvigelser | 10 min |
| 2. Likviditet | Banksaldo, forventede ind- og udbetalinger de næste 8-12 uger, kommende moms og skat | 10 min |
| 3. Debitorer | Forfaldne beløb, kunder til inkasso | 5 min |
| 4. Åbne spørgsmål fra bogføringen | Bilag, der mangler, poster, der kræver beslutning | 5-10 min |
| 5. Beslutninger | Hvem gør hvad inden næste møde | 5 min |
Afvigelser forklares med tal fra variansanalysen og nøgletal fra enkle nøgletal fra bogføringen.
Overdragelse fra bogholder til ejer
I mange små virksomheder laver en intern eller ekstern bogholder månedsluk, mens ejeren træffer beslutningerne. Overdragelsen skal sikre, at ejeren ved, hvad der er gjort, og hvad der mangler. En god overdragelse er en kort pakke, der sendes før mødet:
- Status for månedsluk: hvilke afstemninger er færdige (bank, debitorer, kreditorer, moms, løn), og hvilke er ikke.
- Resultatopgørelse og balance for måneden og år til dato.
- Kommentarer: maksimalt en side med de vigtigste forklaringer.
- Liste over åbne punkter: bilag, der mangler, uafklarede betalinger, poster, der kræver ejerens beslutning, fx afskrivning af en gammel fordring eller en privat udgift betalt af virksomheden.
- Kommende forpligtelser: momsfrist, A-skat, større leverandørbetalinger.
Ejeren svarer på de åbne punkter skriftligt eller på mødet. Svarene gemmes sammen med månedens dokumentation, så næste måned ikke starter med de samme spørgsmål.
Det, mødet ikke skal være
Mødet er ikke stedet for at gennemgå enkeltposteringer. Er der behov for det, er bogføringen ikke klar, og så skal månedsluk gøres færdig først. Mødet er heller ikke kun for at kigge tilbage: halvdelen af tiden bør bruges på likviditet og beslutninger fremad.
Referat på fem linjer
Skriv et kort referat med beslutninger og ansvarlige. Det tager fem minutter og bliver en værdifuld historik, når årsrapporten skal laves, og revisor spørger til en usædvanlig post.
Se også ledelsesrapportering for små virksomheder og likviditetsrapport til ledelsen.