Når en kunde betaler, før virksomheden har leveret, har virksomheden ikke tjent pengene endnu. Den skylder kunden en vare eller ydelse, og hvis den ikke leverer, skal pengene betales tilbage. En forudbetaling fra en kunde, også kaldet kundeforskud eller depositum på en ordre, er derfor gæld i balancen. Den bliver først til omsætning ved leveringen.
Momsen kommer først
Selvom omsætningen venter, gør momsen det ikke. Ved forudbetaling skal salgsmomsen som udgangspunkt afregnes i den periode, hvor betalingen modtages, hvis det er klart, hvad der betales for. En kunde, der betaler 40 % af en ordre i juni med levering i september, udløser altså moms i juni.
Kontoen for kundeforskud
I kontoplanen hører forudbetalinger fra kunder til under kortfristet gæld, typisk som “modtagne forudbetalinger fra kunder”. Hold dem adskilt fra debitorerne. Bruger virksomheden debitorbogholderiet til forskud, står forskuddet som en kreditsaldo på kunden, men i balancen skal det vises som gæld, ikke modregnes i andre kunders tilgodehavender.
| Konto | Type | Indhold |
|---|---|---|
| Modtagne forudbetalinger fra kunder | Kortfristet gæld | Forskud uden moms for ordrer, der ikke er leveret |
| Salgsmoms | Kortfristet gæld | Moms af forskuddet ved modtagelsen |
| Salg | Omsætning | Ved levering |
Eksempel: forskud på en ordre
En ordre på 100.000 kr. plus moms. Kunden betaler 40 % forud mod en forskudsfaktura.
| Tidspunkt | Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Forskud modtaget | Bank | 50.000 | |
| Forskud modtaget | Modtagne forudbetalinger | 40.000 | |
| Forskud modtaget | Salgsmoms | 10.000 | |
| Levering, slutfaktura | Debitorer | 75.000 | |
| Levering, slutfaktura | Modtagne forudbetalinger | 40.000 | |
| Levering, slutfaktura | Salg | 100.000 | |
| Levering, slutfaktura | Salgsmoms | 15.000 |
Slutfakturaen viser hele ordren og trækker forskuddet fra, så kunden skylder de resterende 60.000 kr. plus moms. Momsen af forskuddet er allerede afregnet og skal ikke afregnes igen.
Forudbetaling uden faktura
Betaler kunden ind uden at have fået en faktura, fx et depositum via webshop, er der stadig moms ved betalingen. Udsted en forskudsfaktura eller kvittering, så betalingen kan bogføres korrekt. Se fakturering ved forudbetaling.
Afstemning
Lav ved hvert månedsluk en liste over åbne forskud: kunde, ordre, beløb og forventet levering. Summen skal svare til saldoen. Forskud, der har stået længe, er enten leveret uden at blive modregnet, eller en ordre, der er annulleret, så pengene skal tilbage. En forudbetaling for en ydelse, der leveres over tid, fx et årsabonnement, er en udskudt indtægt, der løbende indtægtsføres; se udskudte indtægter i regnskabet og gamle kreditbalancer hos kunder.