Normalt skylder kunder virksomheden penge, og virksomheden skylder leverandører penge. Når det vender, står der en kreditsaldo på en kunde eller en debetsaldo på en leverandør. Det er ikke nødvendigvis en fejl, men en gammel saldo i den forkerte retning er næsten altid noget, der er glemt, og den gør både debitor- og kreditorlisten misvisende.
Kunder med kreditsaldo
| Årsag | Hvordan den ser ud | Hvad du gør |
|---|---|---|
| Dobbeltbetaling | To ens betalinger til samme faktura | Tilbagebetal eller modregn efter aftale med kunden |
| Kreditnota ikke modregnet | Kreditnota uden tilhørende faktura | Modregn i næste faktura eller udbetal |
| Betaling uden faktura | Indbetaling ført på kunden, men faktura mangler | Find ud af, om der skal faktureres, eller om det er et forskud |
| Betaling ført på forkert kunde | Kreditsaldo på én kunde og åben faktura på en anden | Flyt betalingen |
| Forudbetaling | Aftalt forskud | Hører på forudbetalinger; se forudbetalinger fra kunder |
Kan virksomheden beholde pengene?
Nej, som udgangspunkt ikke. Har en kunde betalt for meget, har kunden krav på at få pengene tilbage. Kontakt kunden og aftal tilbagebetaling eller modregning. Kan kunden ikke findes, eller svarer kunden ikke, kan beløbet efter en dokumenteret indsats og en vis tid indtægtsføres, men kravet forsvinder ikke nødvendigvis af den grund. Er der moms i en kreditnota, der aldrig bliver udbetalt, skal momsbehandlingen afklares særskilt.
Debetbalancer hos leverandører
En leverandør med debetsaldo skylder virksomheden penge, eller en postering mangler.
| Årsag | Hvad du gør |
|---|---|
| Faktura betalt to gange | Bed om tilbagebetaling eller modregning i næste faktura |
| Kreditnota modtaget, ikke modregnet | Modregn i næste betaling |
| Forudbetaling, varen er modtaget, faktura ikke bogført | Bed om fakturaen og bogfør den |
| Betaling ført på forkert leverandør | Flyt betalingen |
| Faktura bogført på forkert leverandør | Flyt fakturaen |
Debetsaldi hos leverandører er et af de bedste steder at finde penge, der kan hentes hjem. En leverandør, der har modtaget en dobbeltbetaling, sender sjældent pengene tilbage af sig selv. Kontoudtog fra leverandøren hjælper med at afklare sagen; se afstemning af leverandøropgørelser.
Opklaring trin for trin
- Træk en liste over kunder med kreditsaldo og leverandører med debetsaldo.
- Sortér efter alder og beløb.
- Find den oprindelige postering for hver saldo.
- Afgør: fejlpostering (ret), reelt tilgodehavende/gæld (aftal afregning) eller forskud (flyt til rette konto).
- Gem forklaringen.
I balancen
Ved årsafslutningen må kreditsaldi på kunder ikke bare modregnes i debitorerne. Er de væsentlige, skal de vises som gæld, og debetsaldi på leverandører som tilgodehavender. Se debitorer ved årsafslutning og aldersfordelte debitorer.