Forsikringer, årlige softwarelicenser, husleje forud for et kvartal og abonnementer betalt for et helt år er forudbetalte omkostninger. Pengene er betalt, men virksomheden har endnu ikke fået hele ydelsen. Den del, der vedrører fremtidige måneder, er et aktiv i balancen, og den flyttes til omkostningskontoen, efterhånden som månederne går.
Periodiseringslisten
Den nemmeste måde at holde styr på forudbetalinger er en liste med én linje pr. forudbetaling:
| Leverandør | Hvad | Periode | Beløb | Pr. måned | Resterende pr. 30.06 |
|---|---|---|---|---|---|
| Forsikringsselskab | Erhvervsforsikring | 01.04-31.03 | 12.000 | 1.000 | 9.000 |
| Softwareleverandør | Årslicens CRM | 01.01-31.12 | 18.000 | 1.500 | 9.000 |
| Udlejer | Husleje 3. kvartal | 01.07-30.09 | 45.000 | 15.000 | 45.000 |
| I alt | 63.000 |
Summen af kolonnen “resterende” skal svare til saldoen på kontoen for forudbetalte omkostninger. Det er hele afstemningen.
Bogføring
Ved betalingen bogføres beløbet på forudbetalte omkostninger. Hver måned flyttes månedens andel til omkostningskontoen:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Forsikringer | 1.000 | |
| Software og abonnementer | 1.500 | |
| Husleje | 15.000 | |
| Forudbetalte omkostninger | 17.500 |
Mange regnskabsprogrammer kan lave periodiseringen automatisk, når fakturaen bogføres med en periode. Så skal listen stadig bruges som kontrol.
Hvornår er det umagen værd?
Det er ikke nødvendigt at periodisere hver lille regning. Fastsæt en grænse, fx at kun forudbetalinger over et vist beløb og med mere end tre måneders periode periodiseres månedligt. Mindre beløb kan udgiftsføres ved betaling. Ved årsafslutningen bør alle væsentlige forudbetalinger, der rækker ind i næste år, dog med. Se periodisering ved årsafslutning.
Moms
Købsmomsen trækkes fra, når fakturaen er modtaget, uanset periodiseringen. Momsen følger fakturaen, omkostningen følger perioden. Bogfør derfor aldrig momsen på kontoen for forudbetalte omkostninger.
Forskellen på forudbetaling og forudbetalt omkostning
En forudbetaling til en leverandør venter på en levering, fx en maskine. En forudbetalt omkostning dækker en periode, der allerede er i gang. De har hver sin konto; se forudbetalinger til leverandører.
Typiske fejl
- Periodiseringen fortsætter, efter perioden er udløbet, så kontoen bliver negativ.
- En fornyet forsikring bogføres direkte som omkostning, mens den gamle stadig periodiseres.
- Listen opdateres ikke, så saldoen ikke kan forklares.
Den generelle teknik er beskrevet i periodiseringer i kontoplanen og periodiseringer i regnskabet.