Kræver en leverandør betaling, før en vare eller ydelse leveres, har virksomheden betalt for noget, den endnu ikke har fået. En forudbetaling til en leverandør er derfor et tilgodehavende. Den bliver først til en omkostning, lagervare eller et anlægsaktiv, når leverancen er modtaget. Typiske eksempler er bestillinger af maskiner, større indkøb fra udlandet og håndværkeropgaver med aconto.
Kontoen for forudbetalinger
I kontoplanen hører forudbetalinger til leverandører under omsætningsaktiver, fx “forudbetalinger til leverandører”. Gælder forudbetalingen et anlægsaktiv, fx en maskine under fremstilling, kan den i stedet vises under anlægsaktiver som forudbetaling for materielle anlægsaktiver.
| Konto | Type | Bruges til |
|---|---|---|
| Forudbetalinger til leverandører | Omsætningsaktiv | Varer og ydelser |
| Forudbetaling for materielle anlægsaktiver | Anlægsaktiv | Maskiner, indretning og byggeri |
| Forudbetalte omkostninger | Omsætningsaktiv | Abonnementer, forsikring og leje, der vedrører fremtidige perioder |
Forskellen mellem den første og den sidste: en forudbetaling venter på en levering, mens en forudbetalt omkostning dækker en periode; se forudbetalte omkostninger og periodisering.
Købsmoms af forudbetalingen
Har leverandøren udstedt en faktura for forudbetalingen med moms, kan købsmomsen trækkes fra i den periode, fakturaen modtages og betales. Betaler virksomheden uden faktura, fx på en ordrebekræftelse, er der intet fradrag, før fakturaen foreligger.
Eksempel
Virksomheden bestiller en maskine til 300.000 kr. plus moms og betaler 30 % forud mod faktura.
| Tidspunkt | Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Forudbetaling | Forudbetaling for anlægsaktiver | 90.000 | |
| Forudbetaling | Købsmoms | 22.500 | |
| Forudbetaling | Bank | 112.500 | |
| Levering | Maskiner, kostpris | 300.000 | |
| Levering | Købsmoms | 52.500 | |
| Levering | Forudbetaling for anlægsaktiver | 90.000 | |
| Levering | Leverandørgæld | 262.500 |
Slutfakturaen trækker forskuddet fra. Er den i stedet udstedt på hele beløbet med moms, skal du være opmærksom på ikke at trække momsen af forskuddet fra to gange.
Forudbetaling til udenlandske leverandører
Ved køb fra udlandet er der ingen dansk købsmoms på forudbetalingen. Momsen af EU-køb eller importmomsen afregnes ved leveringen efter de almindelige regler. Forskud i fremmed valuta bogføres til kursen på betalingsdagen og kursreguleres normalt ikke, fordi de ikke skal tilbagebetales i penge.
Risiko og afstemning
En forudbetaling er en kreditrisiko: går leverandøren konkurs, kan pengene være tabt. Hold derfor forudbetalinger på en egen konto, og gennemgå dem ved hvert månedsluk. Står en forudbetaling åben efter forventet levering, er enten fakturaen bogført uden modregning, eller leverancen er forsinket. I leverandørbogholderiet vises forskuddet som en debetsaldo; se afstemning af leverandøropgørelser.