En enkel proces for godkendelse af indkøb og udgifter skaber ro i hverdagen. For danske virksomheder handler det mindre om bureaukrati og mere om at vide, hvem der kan bestille, godkende og bogføre hvad.
Hvad skal være på plads?
- roller og beløbsgrænser er beskrevet
- indkøb bliver godkendt før eller lige efter købet
- bilag kommer ind samme sted hver gang
- undtagelser bliver forklaret med det samme
Typiske fejl
| Område | Hvad der ofte går galt |
|---|---|
| Ansvar | ingen ved hvem der faktisk har godkendt købet |
| Bilag | kvitteringer kommer for sent eller mangler |
| Bogføring | samme type udgift bliver behandlet forskelligt |
En enkel arbejdsgang
- Knyt godkendelsen sammen med Leverandørfakturaer i bogføringen og beslut, hvilke køb der skal attesteres.
- Brug Bilag og kvitteringer i bogføringen som minimumskrav, så bogføringen ikke starter uden dokumentation.
- Saml faste regler for private udlæg og medarbejderkøb samme sted som den øvrige proces.
- Læg kontrollen ind i Månedsluk for små virksomheder, så åbne punkter bliver fanget før lukning.
Kort fortalt
Jo enklere godkendelsesprocessen er, desto lettere er den at følge. Målet er ikke flere trin, men færre overraskelser i bogføringen.