Leverandørfakturaer er en stor del af den daglige bogføring. Hvis de kommer sent ind, mangler bilag eller bliver ført forskelligt fra gang til gang, spreder usikkerheden sig hurtigt til både moms, likviditet og årsafslutning.
Hvad bør være klart, før fakturaen bogføres?
- leverandør og dato er tydelige
- varen eller ydelsen kan forstås
- beløb, moms og betalingsfrist fremgår klart
- fakturaen kan kobles til den rigtige omkostning eller balancekonto
- dokumentationen er gemt sammen med resten af bogføringen
Hvor går det typisk galt?
| Område | Typisk problem |
|---|---|
| Timing | fakturaen kommer med i en forkert periode |
| Moms | moms blandes sammen med nettobeløbet |
| Godkendelse | ingen ved, om fakturaen faktisk skal betales |
| Dokumentation | bilag mangler, når posten skal forklares |
| Betaling | samme faktura bliver betalt eller bogført to gange |
Skab et mere stabilt flow
- Saml alle fakturaer samme sted, så de ikke ligger i flere indbakker.
- Kontrollér fakturaen, før den bogføres.
- Knyt den til de rigtige konti i virksomhedens bogføring.
- Sørg for, at faktura og betaling kan genfindes under bankafstemning i små virksomheder.
Hvorfor betyder processen så meget?
Et jævnt leverandørflow gør momsafregning for små virksomheder mere sikker, fordi købsmomsen lettere kan gennemgås. Det gør også månedsluk for små virksomheder hurtigere, fordi færre poster skal undersøges i sidste øjeblik.
Hvis virksomheden ofte er i tvivl om periode eller omkostningsfordeling, hænger emnet tæt sammen med periodiseringer i regnskabet.
Kort fortalt
Leverandørfakturaer bør behandles som en fast proces og ikke som løse enkeltopgaver. Jo mere ensartet virksomheden arbejder, desto lettere bliver resten af regnskabet.
Relaterede artikler
Se også Betalingskørsler til leverandører, Betalingsrabatter og kontantrabatter i bogføringen og Firmakort og kortudgifter i bogføringen, hvis leverandørstyring, betalinger og firmakort skal hænge bedre sammen.
Flere relevante bogføringsguides
Disse guider er gode næste skridt:
- Delbetalinger til leverandører
- Direkte debiteringer og faste betalinger
- Dobbeltfakturaer og dobbeltbetalinger
- Fakturatvister og betalingsstop
- Gamle debetbalancer hos leverandører
Flere guider om struktur og kontrol
Disse guider styrker arbejdet med stamdata, kontroller og opfølgning: