En lukkekalender er en plan for, hvilke opgaver der skal laves på hvilke arbejdsdage efter månedens udgang, og hvem der laver dem. Uden den bliver månedsluk et løbende projekt, der aldrig rigtig bliver færdigt. Kalenderen hænger tæt sammen med friststyring: moms, A-skat, ATP og andre offentlige betalinger har faste frister, som ikke flytter sig, fordi bogføringen er bagud.
Eksempel på lukkekalender
Arbejdsdag 1 er første hverdag i den nye måned.
| Arbejdsdag | Opgave | Ansvarlig |
|---|---|---|
| 1 | Sidste salgsfakturaer for måneden udstedt; bankposteringer hentet | Salg / bogholder |
| 1-2 | Leverandørfakturaer for måneden bogført; manglende bilag rykket | Bogholder |
| 2 | Lønperiodisering og feriepenge | Lønansvarlig |
| 3 | Bank, kort og mellemkonti afstemt | Bogholder |
| 3 | Periodiseringer og ikke-faktureret omsætning | Bogholder |
| 4 | Debitorer, kreditorer og moms afstemt; balancegennemgang | Bogholder |
| 5 | Rapport og kommentarer sendt; periode låst | Bogholder |
| 6-7 | Ledelsesmøde | Ejer / ledelse |
En lille virksomhed kan ofte komme ned på tre-fem arbejdsdage. Det vigtigste er ikke hastigheden, men at datoerne holdes.
Fristoversigt
Lav en oversigt over alle faste frister i året, og læg dem ind i den fælles kalender med påmindelse en uge før:
| Område | Hvad | Hvor fristen findes |
|---|---|---|
| Moms | Angivelse og betaling pr. momsperiode | skat.dk om momsfrister |
| A-skat og AM-bidrag | Indberetning ved lønudbetaling, betaling efter frist | skat.dk / indbetaling af A-skat |
| ATP og Samlet betaling | Kvartalsvis opkrævning | virk.dk |
| Acontoskat (selskaber) | To rater om året | skat.dk |
| Årsrapport | Indsendelse til Erhvervsstyrelsen | årsrapport til Erhvervsstyrelsen |
| Selvangivelse | Selskab eller personlig | skat.dk |
Momsfristerne afhænger af virksomhedens momsperiode; se frister for moms på skat.dk. Falder en frist på en helligdag, rykker den normalt til næste hverdag, men lad være med at regne med det; betal i god tid.
Gør kalenderen robust
- Afhængigheder: momsafstemningen kan ikke laves, før alle fakturaer er bogført. Sæt opgaverne i rækkefølge.
- Stedfortræder: hver opgave har en backup, hvis den ansvarlige er syg eller på ferie.
- Ferieperioder: juli og december kræver en plan, fordi både frister og leverandører ikke holder ferie samtidig med virksomheden.
- Evaluering: hver tredje måned ser I på, hvilke opgaver der skred, og hvorfor.
Kalenderen er rygraden i månedsluk for små virksomheder og bør nævne periodeafgrænsning ved månedsluk som en fast opgave.