Der kommer 18.750 kr. ind på bankkontoen med teksten “Overførsel”. Ingen faktura har det beløb, og afsenderen er ukendt. Sådan en uidentificeret indbetaling må ikke bogføres som salg eller tilfældigt udlignes mod en faktura. Den skal parkeres et sted, hvor den er synlig, indtil det er afklaret, hvad den er.
Kontoen for uidentificerede betalinger
Opret en konto under kortfristet gæld for uidentificerede indbetalinger. Pengene er modtaget, men tilhører måske en kunde, der skal have dem tilbage. Har virksomheden også udbetalinger, der ikke kan forklares med det samme, fx trækninger fra banken uden bilag, kan de parkeres på en tilsvarende aktivkonto.
| Konto | Type | Indhold |
|---|---|---|
| Uidentificerede indbetalinger | Kortfristet gæld | Indbetalinger uden kendt formål |
| Uafklarede udbetalinger | Omsætningsaktiv | Udbetalinger, der mangler bilag |
Gør kontiene til en del af den faste mellemkontogruppe, så de ses ved hvert månedsluk; se mellemregningskonti og afstemningskonti.
Sådan finder du afsenderen
| Spor | Hvad du gør |
|---|---|
| Bankens detaljer | Se den fulde transaktionstekst, afsenderens konto og eventuel reference i netbanken |
| Beløbet | Søg efter fakturaer med beløbet, summen af to fakturaer, eller beløbet minus kontantrabat |
| Delbetaling | Søg efter fakturaer, hvor beløbet kan være en rate |
| Kunder med forfaldne poster | Har nogen lovet at betale netop nu? |
| Offentlige udbetalinger | Refusion af sygedagpenge, moms eller skat kommer til NemKontoen |
| Spørg | Kontakt banken for afsenderoplysninger eller skriv til de mest sandsynlige kunder |
Bogføring
| Tidspunkt | Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Indbetaling | Bank | 18.750 | |
| Indbetaling | Uidentificerede indbetalinger | 18.750 | |
| Afklaret: kunde B, faktura 1043 | Uidentificerede indbetalinger | 18.750 | |
| Afklaret | Debitorer, kunde B | 18.750 |
Hvis det aldrig bliver afklaret
Kan afsenderen ikke findes efter grundig undersøgelse, skal beløbet ikke bare stå. Er det sandsynligt, at nogen vil kræve pengene tilbage, bliver det stående som gæld. Er det et lille beløb, og er alle spor udtømt, kan det efter en dokumenteret beslutning indtægtsføres. Bliver der senere krav om tilbagebetaling, betales det tilbage.
Forebyg uidentificerede betalinger
- Brug FIK-kode eller entydig betalingsreference på alle fakturaer.
- Bed kunder om at angive fakturanummer, især ved samlede betalinger.
- Gør det tydeligt på fakturaen, hvilken konto der skal betales til, så betalinger ikke ender på en forkert konto.
Hvordan betalinger matches i det daglige, står i match af bankposteringer.