En forening fungerer på mange måder anderledes end en almindelig virksomhed. Der er ingen ejere, der skal tjene penge, men der er stadig medlemmer, en bestyrelse og ofte offentlige myndigheder, der forventer ordentlig styr på tallene. Uanset om I driver en idrætsklub, en grundejerforening eller en frivillig social forening, skal regnskabet for foreningen kunne dokumentere, hvad pengene er brugt til, og at de er anvendt i overensstemmelse med foreningens formål. Denne guide gennemgår de forhold, der går igen i foreningers bogføring og årsregnskab.
Særlige forhold for foreninger
Det vigtigste at forstå er, at en forening typisk er non-profit. Indtægterne kommer fra medlemmer, tilskud og arrangementer, ikke fra salg med fortjeneste. Det påvirker både momsbehandling og den måde, regnskabet bygges op på.
Hvorvidt foreningen er en selvstændig juridisk enhed med eget CVR-nummer afhænger af aktiviteten. Mange foreninger registreres hos Erhvervsstyrelsen for at kunne oprette en bankkonto eller modtage tilskud. Foreningens vedtægter er styrende: de bestemmer formålet, og regnskabet skal kunne vise, at midlerne bruges netop dertil. Bestyrelsen har ansvaret over for generalforsamlingen, og en eller flere revisorer vælges ofte til at gennemgå regnskabet.
Kontingenter og medlemskartotek
Kontingenter er typisk foreningens vigtigste indtægt. For at holde styr på dem har du brug for et medlemskartotek, der kobler hver indbetaling til et medlem.
- Registrer kontingenter periodiseret, så indtægten hører til den sæson eller det år, den dækker.
- Hold restancer adskilt, så du kan se, hvem der mangler at betale.
- Afstem indbetalingerne på bankkontoen løbende. En grundig afstemning af balancekonti sikrer, at medlemslisten og banken passer sammen.
Forudbetalte kontingenter, der dækker næste regnskabsår, skal stå som en gældspost (forudbetaling) ved årets udgang og først indtægtsføres, når perioden indtræffer.
Momsfritagelse og delvis moms
Mange foreningers kerneaktivitet er momsfritaget. Det gælder typisk for kontingenter til foreninger med almennyttigt, socialt eller idrætsligt formål samt for visse arrangementer. Er aktiviteten momsfritaget, opkræver foreningen ikke moms, men har til gengæld heller ikke fradrag for moms på de tilhørende udgifter.
Mange foreninger har dog blandet aktivitet: en del er momsfritaget, og en del er momspligtig, fx salg i en klubcafe, sponsorater eller annoncer. Så skal foreningen momsregistreres for den momspligtige del og opdele fradraget. Princippet for at fordele momsen er det samme som beskrevet i guiden om momsfradrag ved blandet anvendelse.
| Aktivitet | Typisk momsbehandling |
|---|---|
| Kontingent til almennyttig forening | Ofte momsfritaget |
| Sponsorater og annoncesalg | Som regel momspligtigt |
| Salg i klubcafe og kiosk | Som regel momspligtigt |
| Offentlige tilskud | Uden for momsens område |
Reglerne afhænger af foreningens konkrete formål og aktivitet, så er du i tvivl, bør den enkelte indtægtstype vurderes for sig. Brug eventuelt vores guides om moms og afgifter som opslagsværk.
Tilskud og fondsmidler
Tilskud fra kommune, stat eller fonde er en kategori for sig. Tre ting er afgørende:
- Øremærkning. Et tilskud er ofte bundet til et bestemt formål. Bogfør det på en måde, så du kan dokumentere, at pengene er brugt korrekt.
- Periodisering. Tilskud, der dækker en fremtidig periode eller et endnu ikke afsluttet projekt, kan skulle stå som forudbetaling, indtil de er forbrugt.
- Regnskabsaflæggelse. Tilskudsgivere kræver tit et særskilt projektregnskab, der viser indtægter og udgifter for netop det projekt.
Opret gerne en separat dimension eller et projektnummer i bogføringen for hvert tilskud, så du nemt kan trække et projektregnskab ud uden at lave dobbeltarbejde.
Arrangementer
Loppemarkeder, stævner, fester og bankoaftner giver både indtægter og udgifter, der hører sammen. Bogfør hvert arrangement, så det kan vurderes for sig, og hold styr på kontantkassen med daglig optælling. Hvis et arrangement er momspligtigt, skal entreindtægter, salg af mad og drikke samt sponsorater behandles efter de momsregler, der gælder for aktiviteten.
Frivillige og godtgørelse
Frivillige er hjerteblodet i de fleste foreninger, men de skaber også nogle særlige posteringer. Selv om arbejdet er ulønnet, kan foreningen udbetale visse skattefrie godtgørelser efter faste rammer, fx til telefon, internet og transport.
- Før altid bilag og dokumentation for udlæg, der refunderes.
- Holder I jer inden for reglerne for skattefri godtgørelse, undgår de frivillige skat af beløbene.
- Kører frivillige i egen bil for foreningen, kan reglerne om skattefri rejsegodtgørelse være relevante.
Får enkelte personer egentlig løn, fx en deltidsansat træner eller halinspektør, gælder de samme krav som for andre arbejdsgivere med indeholdelse og indberetning.
Foreningens årsregnskab
Ved årets afslutning aflægges et årsregnskab, som godkendes på generalforsamlingen. For mange små foreninger er det et internt regnskab efter vedtægterne, mens større eller erhvervsdrivende foreninger kan være omfattet af krav om en egentlig årsrapport efter årsregnskabsloven.
Et typisk foreningsregnskab indeholder:
- En resultatopgørelse med årets indtægter og udgifter.
- En balance med foreningens aktiver, gæld og egenkapital (formue).
- Eventuelle noter og særskilte projektregnskaber for tilskud.
Sammen med revisor gennemgås tallene inden generalforsamlingen. Vores guide til årsafslutning og årsrapport beskriver de generelle trin, der også kan bruges af en forening.
Bogføring
Den løbende bogføring er fundamentet under det hele. Brug en overskuelig dansk kontoplan tilpasset foreningens aktiviteter, så du fx kan adskille kontingenter, tilskud, arrangementer og driftsudgifter.
- Bogfør løbende, så tallene altid er aktuelle for bestyrelsen.
- Gem alle bilag digitalt og før en klar adskillelse mellem foreningens og medlemmernes økonomi.
- Afstem banken jævnligt, så fejl opdages tidligt.
Et fast rytme i bogføringen gør både revisionen og generalforsamlingen langt lettere, fordi tallene altid er klar til at blive forklaret.