Udlejning af boliger og erhvervslokaler har få, men store poster: leje, depositum, ejendomsskat, forsikring, vedligeholdelse og finansiering. Regnskabet skal kunne vise hver ejendom for sig, og momsen afhænger af lejemålets art.
Moms
| Lejemål | Moms |
|---|---|
| Bolig | momsfritaget; ingen mulighed for registrering |
| Erhvervslejemål | momsfritaget, men udlejer kan søge frivillig registrering |
| Parkering, opbevaring, kortvarig udlejning med service | kan være momspligtigt |
| Ejendomsservice, fx vicevært og rengøring solgt til andre | momspligtig ydelse |
Ved frivillig registrering lægges der moms på lejen, og udlejer får fradrag for moms af udgifter og forbedringer på det registrerede lejemål. Registreringen gælder i en bindingsperiode, og fradrag for investeringer i ejendommen kan skulle reguleres, hvis brugen ændres senere. Hold derfor regnskab pr. ejendom og pr. lejemål. Regler for registrering findes i momsregistrering.
Leje og depositum
Lejen indtægtsføres i den måned, den vedrører. Forudbetalt leje og depositum er gæld til lejeren:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Bank | 45.000 | |
| Modtagne depositum (gæld) | 30.000 | |
| Forudbetalt leje (gæld) | 15.000 |
Ved fraflytning modregnes istandsættelse efter aftale, og resten tilbagebetales. Depositum må ikke bogføres som indtægt. Brug en lejerliste eller et lejermodul, der viser leje, depositum og restancer pr. lejer, og afstem den med kontiene hver måned; se depositioner og sikkerhedsbeløb i regnskabet.
Omkostninger
| Omkostning | Behandling |
|---|---|
| Ejendomsskat | driftsomkostning for det år, den vedrører |
| Forsikring | periodiseres over forsikringsperioden |
| Vedligeholdelse | driftsomkostning, når den holder ejendommen i samme stand |
| Forbedringer | aktiveres, når de øger ejendommens værdi eller brugsmuligheder |
| Renter | finansielle omkostninger |
| Administration og vicevært | driftsomkostning; viderefaktureres ofte via forbrugsregnskab |
Grænsen mellem vedligeholdelse og forbedring er vigtig, både regnskabsmæssigt og skattemæssigt. En ny tagbelægning af samme type er vedligeholdelse; en tagterrasse er forbedring.
Afskrivninger
Regnskabsmæssigt afskrives bygninger over deres brugstid, mens grunde ikke afskrives. Skattemæssigt er reglerne strammere: beboelsesejendomme kan ikke afskrives, mens visse erhvervsbygninger kan. Forskellen mellem regnskab og skat giver udskudt skat; se afskrivninger skattemæssigt.
Forbrugsregnskaber
Udlejer opkræver ofte acontobidrag til varme, vand og el og laver et årligt forbrugsregnskab. Acontobidragene bogføres som gæld til lejerne, og de faktiske udgifter på samme mellemregning. Når regnskabet er gjort op, efterbetaler eller tilbagebetaler lejerne differencen. På den måde påvirker forbrug hverken omsætning eller resultat.
Privat eller i selskab
Udlejer du som privatperson, opgøres overskuddet i selvangivelsen, og der er ikke samme bogføringskrav som for en virksomhed. Driver du udlejningen i et selskab eller som erhvervsmæssig virksomhed, gælder bogføringsloven fuldt ud, herunder kravene til digital bogføring; se digital bogføring: hvem har pligt.