Valget af betalingsløsninger afgør, hvor let dine kunder kan betale, hvor hurtigt pengene lander på kontoen, og hvor meget arbejde du får med afstemning og bogføring. De fleste danske virksomheder kombinerer flere betalingsformer, fordi kunderne forventer fleksibilitet. Den gode nyhed er, at hver løsning har et forudsigeligt mønster for gebyrer, afregning og registrering, som du kan sætte i system fra starten.
Oversigt over betalingsformer
I praksis vælger du mellem en håndfuld løsninger, der dækker både fysisk salg, onlinehandel og fakturabetaling. Hver form har sin egen styrke afhængigt af din kundetype og branche.
| Betalingsform | Egner sig til | Afregning til konto | Typisk gebyr |
|---|---|---|---|
| MobilePay Erhverv | Små beløb, fysisk og online | Hurtig, ofte næste bankdag | Pr. transaktion |
| Kortbetaling (terminal) | Butik, restaurant, klinik | Samlet udbetaling med træk | Pr. transaktion + abonnement |
| Bankoverførsel | Fakturaer mellem virksomheder | Når kunden betaler | Lavt eller intet |
| Betalingsservice | Faste, tilbagevendende betalinger | Fast trækdato | Pr. træk |
Vælg en kombination, der matcher din salgskanal. En butik har andre behov end en konsulent, der primært sender fakturaer. Se vores guides om fakturering og betalinger for det fulde billede af pengestrømmen.
MobilePay Erhverv
MobilePay Erhverv er udbredt til mindre beløb og er populært i detailhandel, caféer og hos mindre serviceudbydere. Kunden betaler hurtigt med telefonen, og du kan tage imod betaling både i en fysisk situation, via et betalingslink eller integreret i en webshop.
Fordele er bred udbredelse blandt danske forbrugere og en enkel opsætning. Du betaler typisk et gebyr pr. transaktion, og afregningen til virksomhedskontoen sker som regel hurtigt. Husk, at erhvervsløsningen er adskilt fra den private app, og at den knyttes til virksomhedens CVR-nummer.
Kortbetaling og terminaler
Tager du imod kort i en butik eller klinik, har du brug for en betalingsterminal eller en online betalingsgateway. Her er det vigtigt at skelne mellem tre udgifter:
- et fast abonnement eller leje af terminalen
- et transaktionsgebyr pr. betaling
- eventuelle gebyrer for internationale kort
Terminaludbyderen samler dagens betalinger og udbetaler dem som ét beløb, hvor gebyret ofte allerede er trukket fra. Det betyder, at bruttosalget og det udbetalte beløb ikke er ens, og det skal håndteres korrekt i bogføringen. Læs mere om afregning af betalingsterminaler for den praktiske fremgangsmåde.
Betalingsservice og Leverandørservice
Betalingsservice er det danske system til tilbagevendende betalinger fra dine kunder, fx abonnementer, medlemskaber eller løbende ydelser. Kunden tilmelder betalingen én gang, og beløbet trækkes derefter automatisk på faste datoer. Det giver en mere forudsigelig likviditet og færre rykkere.
Leverandørservice er den modsatte side: her giver du tilladelse til, at dine egne leverandører kan trække betalinger fra virksomhedens konto. Begge dele bygger på et aftalegrundlag med din bank.
Hvis du arbejder med faste træk og automatiske betalinger, så gennemgå også direkte debiteringer og faste betalinger for at få overblik over, hvordan de bogføres korrekt.
Bankoverførsel og NemKonto
For salg mellem virksomheder er den klassiske bankoverførsel stadig den mest udbredte. Kunden betaler fakturaen til virksomhedens konto, og gebyret er typisk lavt eller ikke-eksisterende. Til gengæld er du afhængig af, at kunden betaler til tiden, hvilket gør tydelige betalingsbetingelser vigtige.
Virksomheders NemKonto er den konto, hvor offentlige udbetalinger lander, fx tilgodehavende moms eller udbetalinger fra det offentlige. Det er derfor værd at sikre, at NemKonto peger på den rigtige driftskonto. Læs mere om NemKonto for virksomheder og hvordan den hænger sammen med dine udbetalinger.
Gebyrer og afregning
Gebyrer er sjældent én fast pris. De afhænger af betalingsform, korttype og udbyder. Det vigtigste princip er at forstå forskellen mellem bruttobetaling og nettoudbetaling:
- bruttobetalingen er det, kunden betaler
- gebyret er udbyderens træk
- nettoudbetalingen er det, der rammer din konto
Når du læser dine afregningsoversigter, så hold øje med, om gebyret trækkes løbende eller samlet, og om udbetalingen sker pr. dag, uge eller måned. Det påvirker både din likviditet og din afstemning.
Afstemning af betalinger
Afstemning handler om at matche pengene på banken med de salg, du har registreret. Det er her, mange virksomheder taber tid, især når gebyrer er trukket fra inden udbetaling.
En god rytme er at:
- matche hver bankindbetaling mod den tilhørende afregning fra udbyderen
- bogføre gebyret som en separat omkostning
- kontrollere, at restbeløbet stemmer med dit registrerede salg
Mange systemer kan hjælpe med automatisk match. Vil du arbejde mere effektivt, så se vores guides om regnskab og overvej automatisering af de gentagne afstemninger.
Bogføring af forskellige betalingsformer
I bogføringen skal du holde tre ting adskilt: salget (med korrekt moms), gebyret (en fradragsberettiget omkostning) og selve pengestrømmen på banken. Når en terminal udbetaler 9.700 kr. for et salg på 10.000 kr., skal de 10.000 kr. registreres som omsætning, mens de 300 kr. bogføres som gebyr.
For onlinehandel bliver det ekstra vigtigt at holde styr på mange små betalinger og gebyrer. Driver du netbutik, så læs vores guide til regnskab for webshop for konkrete eksempler.
En klar struktur i den danske kontoplan gør hele forløbet lettere: ét sted til salg, ét til betalingsgebyrer og rene bankkonti pr. betalingsudbyder.