En proformafaktura ligner en faktura, men er et foreløbigt dokument. Den viser, hvad en kommende leverance vil koste, så køber kan godkende købet, betale forud eller fortolde varen. Den er ikke en faktura i momslovens forstand og skal ikke have et fakturanummer i virksomhedens nummerrække.
Hvornår bruges en proformafaktura
| Situation | Formål |
|---|---|
| Kunden skal betale forud | grundlag for kundens betaling eller godkendelse |
| Varer sendes til et land uden for EU | dokumenterer værdien over for toldmyndigheder, fx for vareprøver uden betaling |
| Kundens bank skal stille remburs eller garanti | dokumenterer handlen |
| Kunden skal have budget eller indkøbsordre godkendt | et bindende pristilbud i fakturaform |
Hvad den skal indeholde
- Tydelig betegnelse “Proformafaktura”, så den ikke forveksles med en faktura.
- Sælger og køber med navn, adresse og CVR- eller momsnummer.
- Varer eller ydelser, mængder, priser og leveringsbetingelser.
- Forventet momsbeløb, hvis der skal være moms på den endelige faktura.
- Til toldbrug: varekode, oprindelsesland og vægt efter modtagerlandets krav.
- Gyldighedsperiode.
Den må gerne bruge sin egen nummerserie, fx med præfikset PF, men aldrig numre fra fakturaserien. Ellers opstår huller i fakturanummereringen, når den endelige faktura får sit eget nummer; se fakturanummerserier og manglende numre.
Moms og bogføring
En proformafaktura bogføres ikke, og den udløser ikke moms. Det, der udløser bogføring og moms, er det, der sker bagefter:
- Kunden betaler forud. Modtager du betaling, før varen er leveret, skal du afregne moms af forudbetalingen i den periode, betalingen modtages. Udsted en faktura (eller forudbetalingsfaktura) for det modtagne beløb, og bogfør beløbet som forudbetaling fra kunde; se forudbetalinger fra kunder.
- Varen leveres. Udsted den endelige faktura med fakturanummer, og bogfør salget. Er der modtaget forudbetaling, modregnes den, så momsen ikke afregnes to gange.
- Handlen bliver ikke til noget. Der sker intet i bogføringen. Gem proformafakturaen sammen med sagen, men ikke som bilag.
Eksempel: proformafaktura på 40.000 kr. + moms. Kunden betaler 50 % forud.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Bank | 25.000 | |
| Forudbetalinger fra kunder | 20.000 | |
| Udgående moms | 5.000 |
Ved levering faktureres hele beløbet, forudbetalingen modregnes, og kun restbeløbets moms afregnes.
Typiske fejl
- Proformafakturaen bogføres som salg, og omsætning og moms kommer for tidligt.
- Den endelige faktura udstedes ikke, fordi kunden allerede har betalt.
- Proformafakturaen får nummer i fakturaserien.
- Til toldbrug angives en lavere værdi end den reelle; det kan give toldkrav senere.
Sådan laves den endelige faktura: sådan laver du en faktura.