Direkte debitering betyder, at betalingen trækkes automatisk fra betalerens konto efter en aftale. I Danmark sker det typisk via Betalingsservice for privatkunder og Leverandørservice for erhvervskunder, og derudover har de fleste virksomheder faste overførsler sat op i netbanken. Det giver stabile betalinger, men også en risiko: når betalingerne kører af sig selv, bliver de ofte ikke kontrolleret.
Når virksomheden bliver trukket
Husleje, leasing, forsikringer, telefoni og software trækkes ofte automatisk. Princippet er det samme som for andre leverandører:
- Fakturaen bogføres på leverandørgæld, når den modtages, med forfaldsdato lig trækdatoen.
- Trækket matches med fakturaen, når det kommer på kontoudtoget.
- Uden faktura: kommer der et træk uden faktura, er det et manglende bilag. Bed leverandøren om fakturaen; uden den kan købsmomsen ikke trækkes fra.
Faste træk uden faktura, fx bankens egne gebyrer, kan bogføres med en fast konteringsregel direkte fra banken. Se match af bankposteringer.
Gennemgå aftalerne en gang om året
| Kontrol | Hvorfor |
|---|---|
| Liste over alle tilmeldte aftaler i Betalingsservice og netbanken | Glemte abonnementer fortsætter med at trække |
| Sammenlign beløb med sidste år | Prisstigninger sker uden varsel i mange aftaler |
| Hvem ejer aftalen? | Aftaler oprettet af tidligere medarbejdere |
Når virksomheden opkræver
Opkræver virksomheden selv via Betalingsservice eller Leverandørservice, sender den opkrævningerne til betalingsformidleren, som trækker beløbet på forfaldsdagen. I bogføringen:
| Tidspunkt | Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Faktura | Debitorer | 1.250 | |
| Faktura | Salg og salgsmoms | 1.250 | |
| Forfaldsdag | Bank | 1.250 | |
| Forfaldsdag | Debitorer | 1.250 |
Betalingsformidleren sender en oversigt over gennemførte og afviste træk. Brug den til at matche, ikke bankens samlede indbetaling, som ofte dækker mange kunder.
Afviste og tilbageførte træk
En kunde kan afvise en opkrævning før trækket, eller trækket kan mislykkes på grund af manglende dækning. Kunden kan i visse tilfælde også gøre indsigelse og få pengene tilbageført bagefter. Fakturaen skal så genåbnes og følges op som en almindelig ubetalt faktura; se returbetalinger og mislykkede opkrævninger.
Gebyrer
Betalingsformidlerens gebyrer for opkrævning er en omkostning, som bogføres særskilt. Træk dem ikke fra i salget. Se betalingsløsninger for virksomheder og abonnementer og tilbagevendende omkostninger.