En dansk faktura skal have et fortløbende nummer, der identificerer den entydigt. Reglen findes i momsreglerne og skal sikre, at Skattestyrelsen kan se, at alle udstedte fakturaer er med i bogføringen. Et hul i nummerrækken er ikke ulovligt i sig selv, men det skal kunne forklares, ellers kan det se ud som en faktura, der er holdt uden for regnskabet.
Hvad reglerne kræver
- Nummeret skal være fortløbende inden for en serie.
- Virksomheden må have flere serier, fx én pr. afdeling, butik eller fakturatype, så længe hver serie er fortløbende.
- Samme nummer må ikke bruges to gange.
- Kreditnotaer skal også have et nummer; de kan have deres egen serie eller indgå i fakturaserien.
Se obligatoriske oplysninger på en faktura for de øvrige krav.
Flere nummerserier
| Serie | Eksempel | Bemærkning |
|---|---|---|
| Almindelige fakturaer | 10001, 10002 … | Hovedserien |
| Kreditnotaer | K1001, K1002 … | Gør kreditnotaer lette at finde |
| Webshop | W-50001 … | Webshoppen udsteder selv fakturaer |
| Kasseapparat | Bonnumre | Dagsopgørelsen bogføres samlet |
Brug faste præfikser, så ingen serie kan løbe ind i en anden. Dokumentér, hvilke serier der findes, og hvilket system der udsteder dem.
Hvorfor opstår huller?
| Årsag | Forebyggelse |
|---|---|
| En faktura er oprettet som kladde og slettet | Brug systemer, hvor nummeret først tildeles ved udstedelse |
| Teknisk fejl ved integration med webshop | Kontrollér nummerrækken efter hver import |
| Manuelt nummererede fakturaer i regneark | Brug ikke regneark til fakturering |
| En faktura er annulleret | Annullér med en kreditnota, ikke ved at slette |
Når der er et hul
Dokumentér det med det samme: hvilket nummer, hvorfor det mangler, og hvem der har konstateret det. Et kort notat gemt sammen med bogføringen er nok. Er et nummer brugt, men fakturaen udstedt forkert, så lad fakturaen stå og udsted en kreditnota. Den oprindelige faktura og kreditnotaen er tilsammen sporet.
Månedlig kontrol
Træk en liste over udstedte fakturaer i måneden pr. serie, og tjek, at numrene er fortløbende uden huller og uden dubletter. Sammenhold antallet med salgsposteringerne i bogføringen. Kontrollen tager et par minutter og hører med til månedsluk. Ved skift af fakturasystem skal den nye serie starte efter den gamle eller have et nyt præfiks; se kreditnotaer og fakturarettelser.