Entre el último asiento automático de diciembre y las cuentas formuladas suele haber entre veinte y cien asientos manuales de ajuste: amortizaciones, periodificaciones, deterioros, provisiones, reclasificaciones, el impuesto sobre beneficios. Son los asientos con más criterio y menos documentación de todo el año, y por eso los primeros que mira un auditor o un inspector. Controlarlos no requiere un sistema complejo, sino un registro único y unas reglas.
El registro de ajustes
Lleva una hoja, o un diario separado en el programa contable, donde cada ajuste tenga una fila. Un ejemplo para una SL de servicios:
| Nº | Concepto | Cuentas | Importe | Soporte | Propone | Aprueba |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A-01 | Amortización del ejercicio | 681 / 281 | 14.600 | cuadro de inmovilizado | contable | dirección financiera |
| A-02 | Seguro pagado por anticipado | 480 / 625 | 2.700 | póliza y recibo | contable | dirección financiera |
| A-03 | Deterioro cliente en concurso | 694 / 490 | 8.900 | edicto del concurso | contable | gerencia |
| A-04 | Provisión por demanda laboral | 6xx / 142 | 25.000 | informe del abogado | asesoría | gerencia |
| A-05 | Reclasificación deuda a corto | 170 / 520 | 36.000 | cuadro del préstamo | contable | dirección financiera |
| A-06 | Gasto por Impuesto sobre Sociedades | 6300 / 4752 | 11.250 | cálculo de la base | asesoría | gerencia |
Lo importante es que el número del registro aparezca en el concepto del asiento y que el soporte esté archivado con ese mismo número. Así se puede ir del balance al cálculo y del cálculo al documento en un minuto.
Clasificar antes de registrar
No todos los ajustes son iguales, y el PGC los trata de forma distinta:
- Estimaciones (deterioros, provisiones, vidas útiles): se registran en la cuenta de resultados del ejercicio en que cambia la estimación. Si el año pasado se dotó demasiado deterioro, se revierte en este año contra la cuenta de reversión correspondiente.
- Errores de ejercicios anteriores (una factura de proveedor del año pasado nunca registrada, una amortización mal calculada): no pasan por la cuenta de resultados del año. Se corrigen contra reservas, normalmente la 113 Reservas voluntarias, y se explican en la memoria (norma sobre cambios en criterios contables, errores y estimaciones).
- Reclasificaciones: cambian la presentación pero no el resultado, como pasar a corto plazo la parte de un préstamo que vence en los doce meses siguientes.
- Ajustes de devengo y corte: llevan al ejercicio lo que le pertenece y sacan lo que no.
Equivocar la clase tiene consecuencias. Si un error de hace dos años se corrige como gasto de este año, el resultado del ejercicio queda distorsionado y la cifra no es comparable.
Importancia relativa
El PGC permite no aplicar estrictamente un criterio cuando el efecto es poco significativo y no altera la imagen fiel. En la práctica, eso significa decidir antes del cierre un umbral por debajo del cual no se registran ajustes, por ejemplo un porcentaje del resultado antes de impuestos o de la cifra de negocios. El umbral no está fijado por ninguna norma; lo fija la empresa con su asesor o auditor y lo aplica igual todos los años.
Dos reglas para usarlo bien:
- Los ajustes que no se registran se anotan igualmente en una lista de diferencias no corregidas. Si su suma supera el umbral, se registran.
- El umbral no sirve para importes que, aun pequeños, son relevantes por su naturaleza: operaciones con administradores, multas, incumplimientos de una condición de un préstamo.
Aprobación y separación de funciones
Quien prepara un ajuste no debería ser quien lo aprueba, y los ajustes que más cambian el resultado (provisiones, deterioros, activaciones) deben llegar a quien formula las cuentas. Una forma razonable de organizarlo:
- Por debajo del umbral operativo: aprueba el responsable contable.
- Por encima: aprueba la dirección financiera.
- Juicios significativos: se presentan en la reunión de cierre con los administradores y quedan en el acta.
Los programas contables permiten bloquear el periodo una vez cerrado y dejar constancia de quién crea o modifica cada asiento. La guía de aprobación de asientos manuales y trazabilidad y la de trazabilidad de cambios contables explican qué conviene exigir.
Señales de alarma
- Ajustes registrados después de formular sin reformular.
- Asientos de importes redondos sin cálculo detrás.
- Ajustes que se revierten el 1 de enero sin motivo contable.
- Reclasificaciones que mueven gasto al activo justo cuando el resultado está por debajo de lo esperado.
- Cuentas puente con saldo al cierre: ver asientos de corrección y reclasificaciones.
Antes de cerrar el registro, repasa el balance completo con la lista de revisión del balance antes del cierre: un saldo que nadie sabe explicar suele ser un ajuste que falta.