Hay asientos que se repiten con la misma forma todos los meses: el alquiler del local, la amortización de la furgoneta, la parte del seguro anual que corresponde al mes o la cuota del préstamo. Convertirlos en plantillas ahorra tiempo, pero también tiene un riesgo evidente: si la plantilla está mal, el error se repite doce veces. Aquí tienes las cuatro plantillas más habituales, con sus cuentas y los controles que conviene añadir.
Tres tipos de plantilla
Antes de crear ninguna, decide de qué clase es:
- Importe fijo: siempre la misma cifra hasta una fecha de fin. Ejemplo típico: la amortización lineal.
- Importe calculado: la cifra sale de una tabla, como el cuadro de amortización del préstamo, donde capital e intereses cambian cada mes.
- Borrador que espera un documento: la estructura se conoce, pero el asiento no debe contabilizarse hasta que llegue la factura. Es el caso del alquiler.
Confundir estos tipos es la fuente principal de errores. Un alquiler contabilizado como importe fijo sin factura deduce un IVA que todavía no tienes derecho a deducir.
Alquiler del local
Una SL alquila su oficina por 1.500 € al mes más IVA. El arrendador es una persona física, así que la factura lleva retención del 19 %.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 621 Arrendamientos y cánones | 1.500,00 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 315,00 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 285,00 | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 1.530,00 |
La plantilla prepara este asiento, pero lo valida alguien cuando entra la factura del mes. La retención acumulada se ingresa con el modelo 115, así que cualquier diferencia en la 4751 se nota en la declaración trimestral.
Amortización del inmovilizado
Una furgoneta de 30.000 € se amortiza de forma lineal en ocho años: 3.750 € al año, 312,50 € al mes.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 681 Amortización del inmovilizado material | 312,50 | |
| 2818 Amortización acumulada de elementos de transporte | 312,50 |
Esta es la plantilla más segura, siempre que tenga fecha de fin y se desactive si el vehículo se vende antes. La vida útil elegida debe estar justificada y, para que el gasto sea deducible sin ajustes, mantenerse dentro de las tablas de amortización de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. El criterio general está en amortizaciones en el plan contable.
Seguro anual pagado por adelantado
En enero se pagan 2.400 € por la póliza de responsabilidad civil de todo el año. Si todo va al gasto de enero, la cuenta de resultados mensual queda distorsionada. Lo correcto es activar el pago y llevar al gasto una doceava parte cada mes.
Pago en enero:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 480 Gastos anticipados | 2.400,00 | |
| 572 Bancos | 2.400,00 |
Plantilla mensual:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 625 Primas de seguros | 200,00 | |
| 480 Gastos anticipados | 200,00 |
El seguro no lleva IVA, por lo que la plantilla no toca la 472. La misma lógica sirve para licencias de software anuales o cuotas de asociaciones; en la guía de periodificaciones verás el resto de casos.
Cuota mensual de un préstamo
Con un préstamo de cuota constante, la cuota no cambia pero su composición sí: al principio se pagan más intereses y menos capital. Supongamos una cuota de 1.000 € con 820 € de capital y 180 € de intereses ese mes.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 520 Deudas a corto plazo con entidades de crédito | 820,00 | |
| 662 Intereses de deudas | 180,00 | |
| 572 Bancos | 1.000,00 |
Esta plantilla debe leer el cuadro de amortización del banco, no copiar el mes anterior. Y requiere un asiento adicional al cierre: reclasificar de la 170 a la 520 el capital que vencerá en los doce meses siguientes.
Controles que evitan errores en serie
- Fecha de inicio y de fin en cada plantilla. Sin fecha de fin, una amortización sigue corriendo después de que el bien esté totalmente amortizado.
- Revisión cuando cambia el contrato. Una actualización de renta, una póliza renovada a otro precio o una amortización anticipada del préstamo obligan a editar la plantilla ese mismo mes.
- Responsable visible. Cada plantilla indica quién la creó y quién la revisa.
- Comparación con el mes anterior. Si el gasto de arrendamientos sube sin motivo, hay que ver si la plantilla se ha duplicado.
- Inventario anual. En el precierre de noviembre repasa la lista completa y elimina las que ya no corresponden.
Lo que no conviene convertir en plantilla
Las provisiones, los deterioros de clientes o de existencias y cualquier estimación necesitan juicio cada vez. Un asiento recurrente de provisión con importe fijo da una falsa sensación de rigor. Tampoco deberían automatizarse los asientos de nómina si el importe varía por horas extra, bajas o variables: es mejor importarlos desde el programa de nóminas.
Cuando las plantillas estén listas, revisa en tu programa contable que respeten las fechas y las cuentas que has decidido.