El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) lee un PDF o una foto de una factura y propone proveedor, fecha, número, base, IVA y total. Bien usado, convierte el registro de compras en una revisión rápida. Mal usado, mete en la contabilidad cuotas de IVA inventadas, facturas duplicadas y proveedores con NIF equivocados. La diferencia está en las validaciones que se aplican entre la lectura y el asiento.
Qué lee bien y qué no
El OCR acierta casi siempre con facturas generadas por un programa, en PDF nativo y con una estructura limpia. Falla más con:
- Tickets térmicos, arrugados o fotografiados con poca luz.
- Facturas con varios tipos de IVA en la misma página, donde confunde bases.
- Facturas de varias páginas, en las que el total está en la última.
- Documentos con retención, porque a menudo toma el subtotal como total.
- Facturas extranjeras, con formatos de fecha y de número distintos.
Por eso el objetivo no es eliminar la revisión humana, sino concentrarla en las facturas que fallan una comprobación.
Validaciones antes de contabilizar
Cada factura leída debería pasar estas comprobaciones de forma automática:
- NIF del proveedor: formato y dígito de control correctos y coincidencia con el proveedor ya dado de alta. Si es nuevo, se valida antes de crearlo; la guía para validar el NIF en facturación explica cómo.
- Aritmética: base por tipo igual a la cuota, con tolerancia de céntimos, y base más cuota menos retención igual al total.
- Tipo de IVA posible: 21, 10, 4 o 0 %. Un 18 % o un 16 % indica una lectura errónea o una factura antigua.
- Datos obligatorios: para deducir el IVA soportado hace falta una factura completa con los requisitos del Reglamento de facturación (número, fecha, datos de ambas partes, base, tipo y cuota). Si falta alguno, la factura se marca para pedir una rectificativa.
- Fecha coherente: ni futura ni de un periodo ya cerrado sin aviso.
- Duplicado: mismo NIF, mismo número de factura y misma fecha que otra ya registrada.
Ejemplo: una retención que el OCR no ve
Un despacho de arquitectura recibe la factura de un ingeniero autónomo: base 1.000 €, IVA 21 % de 210 €, retención del 15 % de 150 € y total a pagar 1.060 €. El OCR lee base y cuota pero toma como total 1.210 €, la suma antes de la retención. La validación aritmética detecta que 1.000 + 210 no coincide con el total impreso de 1.060 € y la factura va a revisión. Una vez corregida:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 1.000,00 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 210,00 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 150,00 | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 1.060,00 |
Sin esa comprobación, el proveedor aparecería con 150 € de más pendientes de pago y la retención no llegaría al modelo 111.
Duplicados: el error más caro
La misma factura puede llegar tres veces: por correo, en papel con la mercancía y reenviada por el comercial. Si las tres pasan por el OCR, tendrás triple gasto, triple IVA soportado y, con mala suerte, triple pago. La clave de control debe ser el NIF del emisor más el número de factura, no el importe, porque dos facturas legítimas pueden tener el mismo importe. Las facturas con número repetido pero fecha distinta suelen ser rectificativas mal numeradas y merecen una llamada al proveedor.
Facturas intracomunitarias y del extranjero
Una factura de un proveedor de otro país de la UE llega sin IVA. El OCR leerá cuota cero y, si nadie interviene, el asiento quedará sin IVA. En realidad, la empresa española suele tener que autorrepercutir el impuesto por inversión del sujeto pasivo, con un apunte en la 472 y otro en la 477 por el mismo importe. Esta regla no la deduce ningún OCR: debe asociarse al país o al tipo de proveedor en la ficha.
Cuando la factura ya viene estructurada
La factura electrónica entre empresas cambiará el papel del OCR. Las empresas con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros deberán emitir y recibir facturas electrónicas desde el 6 de octubre de 2027, y el resto desde el 6 de octubre de 2028. Esas facturas llegan en un formato estructurado (UBL según la norma europea EN 16931), con cada dato en su campo: no hay nada que «leer», solo que importar y validar. El proceso de entrada se describe en recepción de facturas electrónicas de proveedores.
El OCR seguirá siendo útil para tickets de gastos, proveedores extranjeros, operaciones con particulares y documentos que no son facturas, como albaranes o contratos. Pero el volumen principal de compras pasará a entrar sin escanear nada.
Y el original
Una factura en papel escaneada para el OCR no deja de existir: el papel debe conservarse, salvo que se haya digitalizado con un software homologado, como se explica en la digitalización certificada. Una factura recibida en PDF, en cambio, se conserva en ese mismo formato.
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