Un ordenador comprado por 1.200 € no es un gasto de 1.200 € el día de la compra: se usará varios años. La amortización reparte ese coste durante la vida útil del activo. En el PGC, el gasto anual va a la 681 Amortización del inmovilizado material (o 680 para el intangible) y la contrapartida se acumula en la 281 (o 280), que se presenta restando del activo.
Método lineal
El método más usado en pymes es el lineal: (coste − valor residual) / vida útil.
| Activo | Coste | Vida útil | Amortización anual | Mensual |
|---|---|---|---|---|
| Ordenadores | 3.600 | 4 años | 900 | 75 |
| Mobiliario de oficina | 6.000 | 10 años | 600 | 50 |
| Furgoneta | 24.000 (residual 4.000) | 6 años | 3.333,33 | 277,78 |
Asiento mensual de los ordenadores:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 681 Amortización del inmovilizado material | 75 | |
| 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información | 75 |
La amortización empieza cuando el activo está en condiciones de funcionamiento, no cuando se paga. Los terrenos no se amortizan.
Amortización acumulada por tipo de activo
La amortización no se resta directamente de la cuenta del activo. El PGC la acumula en el subgrupo 28, con una subcuenta paralela a cada cuenta del inmovilizado, de modo que el balance muestra a la vez lo que costó cada bien y cuánto se ha consumido.
| Subcuenta | Activo | Qué tener en cuenta |
|---|---|---|
| 2811 Construcciones | Edificios y locales (211) | Solo el vuelo; el suelo (210) no se amortiza |
| 2812 Instalaciones técnicas | 212 | Vida ligada a la de la línea productiva |
| 2813 Maquinaria | 213 | Revisar la vida útil si cambia el número de turnos |
| 2814 Utillaje | Herramientas y equipamiento de taller (214) | Vidas cortas; el utillaje de poco valor puede ir a gasto |
| 2815 Otras instalaciones | Climatización, electricidad, mejoras en locales arrendados (215) | Las mejoras en locales, como máximo, en la duración del contrato |
| 2816 Mobiliario | Mobiliario de oficina, comercial y de almacén (216) | Una sola vida útil por tipo de mueble, no por pieza |
| 2817 Equipos para procesos de información | Ordenadores, servidores, TPV (217) | Suele ser la vida más corta del balance |
| 2818 Elementos de transporte | Turismos, furgonetas, carretillas (218) | Valor residual relevante si se venden de segunda mano |
| 2819 Otro inmovilizado material | 219 | |
| 280x | Inmovilizado intangible (20x) | Cuenta de gasto 680 |
Construcciones. Al comprar un local de 300.000 € hay que separar el suelo. Si se reparte en proporción a los valores catastrales y el suelo representa el 35 %, se llevan 105.000 € a la 210 y 195.000 € a la 211, y solo estos últimos se amortizan en la 2811.
Mejoras en terrenos. Las que forman parte del coste del solar no tienen amortización acumulada; las que tienen vida propia, como un pavimento o un vallado metálico que habrá que sustituir, se amortizan en la subcuenta de su naturaleza.
Activos totalmente amortizados. Un ordenador que sigue en uso con la 2817 igual a su coste permanece en el balance con valor neto cero. Cuando se retira, se carga la 2817 y se abona la 217 por el mismo importe, sin resultado.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información | 1.200 | |
| 217 Equipos para procesos de información | 1.200 |
El error más habitual en el subgrupo 28 es usar una sola cuenta 281 para todo. Funciona hasta que se vende un vehículo y nadie sabe qué parte de la amortización acumulada le corresponde. La subcuenta por tipo de activo, cuadrada cada año con el registro de inmovilizado, lo resuelve.
Contable y fiscal
La amortización contable debe reflejar la depreciación real. Para el Impuesto sobre Sociedades, la Ley establece unas tablas oficiales con un coeficiente máximo y un periodo máximo por tipo de activo; amortizar dentro de esos límites es deducible sin más justificación. Si la amortización contable difiere de la fiscal, se ajusta en el Modelo 200 y puede surgir un impuesto diferido. Las empresas de reducida dimensión tienen incentivos adicionales, como la libertad de amortización en determinados casos y la amortización acelerada. Consulta las tablas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades en el BOE.
Mensual o anual
Muchas pymes contabilizan la amortización solo al cierre. Es correcto, pero los resultados mensuales salen mejores de lo que son. Si se quiere una cuenta de resultados mensual fiable, registra la amortización cada mes; la mayoría de programas lo hacen automáticamente desde el registro de inmovilizado.
Errores frecuentes
- Seguir amortizando un activo vendido o ya totalmente amortizado.
- Amortizar desde la fecha de la factura y no desde la puesta en funcionamiento.
- Usar un único porcentaje para todo el inmovilizado.
- No revisar la vida útil cuando cambia el uso del activo.
Ver inmovilizado en el plan contable y amortizaciones de cierre según el PGC.